国税に関わる帳簿書類の保存方法等を定める「電子帳簿保存法」は施行されて以来改正を続けており、企業の担当者は電子ファイルへの保存方法や条件などを理解するとともに、改正内容を追っていく必要性に迫られています。
そこで、ここでは帳簿の電子化など実務へ活かすことができるよう、電子帳簿保存法のポイントや2021年の新たな改正内容について解説していきます。
電子帳簿保存法とは
まずは、「電子帳簿保存法」の概要を説明しておきます。
電子帳簿保存法の正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」です。国税の納付について適切な履行を確保しつつ、関係書類の保存にかかる負担を軽減する目的で施行されました。具体的には、情報化社会に対応する形で紙の書類を管理する負担を軽減し、電子化での保存も認める、という内容になっています。
今となっては、さまざまな情報が電子化され、データとして保管するのが当たり前になっていますが、施行された1998年以前は、書類は紙として保存するのが当たり前でした。近年はITが進歩し、それを駆使するのが一般的になってきたため、電子データとしての保存を認めるようになったのです。
しかし、当初はデータとしての保存が認められているものが限られており、例えば紙のスキャンデータを保存することは認められていませんでした。
今では関連法令の整備などがなされ、国税関係の書類を複合機等でスキャンし、これをデータとして保存するスキャナ保存も認められています。さらに、その規制も徐々に緩和されつつあり、今後もより企業の負担が軽減される方向へと改正されていくことでしょう。
電子帳簿で保存できる書類とできない書類
現在はあらゆる電子帳簿が許されているわけではなく、電子帳簿で保存できる書類と保存できない書類に分かれています。電子帳簿に関連する書類は数多くあるので、項目別に分類を整理してみましょう。
電子帳簿で保存できる書類
- 帳簿類：仕訳帳や現金出納帳、売上帳、売掛金元帳、仕入帳、買掛金元帳、固定資産台帳
- 決算関係書類：棚卸表、貸借対照表、損益計算書
また、スキャナ保存できる書類は下記が対象です。
スキャナ保存できる書類
- その他書類：契約書、領収書、預り証、預金通帳、手形類、見積書、請求書など
一方、電子帳簿保存法の対象とならない書類もいくつか存在します。以下の代表例を確認しておきましょう。
電子帳簿で保存できない書類
具体例：手書き作成した総勘定元帳や仕訳帳などの主要簿、手書き作成した請求書や補助簿
上記の書類はスキャナ保存をしても電子帳簿保存法の対象とはなりません。紙の原本で保存する必要があるため注意しましょう。
紙の書類を電子化するメリット・デメリット
書類を電子化して保存することが容易になり、導入企業も増えてきています。これから電子化への取り組みを考えている企業は、電子化することのメリット・デメリットについても知っておくことが大切です。
電子化するメリット
電子化のメリットとしては、主に以下が挙げられます。
- 従業員の負担軽減
- 書類の検索性・システム利用による利便性向上による業務の効率化
- 書類紛失や情報漏洩などのセキュリティのリスク低減
- ペーパーレス化によるコスト削減
紙の場合、ファイリングをして検索性を維持することになりますが、ファイリングする作業や特定の書類の検索などに、大幅な時間と労力がかかってしまいます。
電子化することですべての情報をシステム上で保管できるようになるので、確認したい情報を即座に閲覧でき、事務的な処理が効率的に進められるようになります。従業員の負担軽減や業務効率のアップが見込めるほか、書類作成や保管にかかるコストも削減できるというペーパーレス化のメリットを得られます。書類管理等に時間・労力・コストがかかっているといった課題を抱えている企業は検討してみてはいかがでしょう。
電子化するデメリット
電子化にはメリットだけではなく、デメリットも存在します。
例えば、これまでデジタル化がまったく進んでいなかった企業の場合、比較的大きな初期費用が発生し、効率的な運用が開始できるようになるまで想定外の時間と労力がかかるかもしれません。
システムの運用にランニングコストがかかることもあるため、導入初期ではコスト高になる可能性があります。
さらには、電子保存に関して社内へ周知させ、適切な運用ができるよう教育も施さなければなりません。導入後しばらくはトラブルが発生するおそれもあるうえに、秘匿性を高く維持しなければならない情報に関しては、特に配慮が必要です。
そこで、全社的に研修等を実施して、最低限必要な知識やスキルを身に付けたり、電子保存に関して知見を有する者を配備したりして、体制を整えることが重要になってきます。
ノウハウが不十分な状態では、データのバックアップや運用ルールの整備などが難しくなります。法改正は企業側にとってプラスに働くことが多いですが、ルールの変更を理解し、その都度対応していかなくてはなりません。
2022年に施行される新たな電子帳簿保存法
それでは、2022年に施行される新たな電子帳簿保存法の詳細を見ていきましょう。まずは、なぜ今回の法改正が実施されたのか背景や目的について解説します。
改正の背景・目的
電子帳簿保存法は1998年に制定され、複数の改正が繰り返されてきました。規制緩和によって企業の電子化が進むと期待されていましたが、運用面の難しさもあり十分に浸透しているとは言えない状況が続いていました。
今回の電子帳簿保存法の改正ですが、背景には新型コロナウイルス感染症の蔓延が大きな要因として挙げられます。新型コロナウイルス感染症の影響で、皮肉にも日本における行政サービスや民間企業のデジタル化の遅れは明確になりました。テレワークの導入やDXの推進など、さまざまな課題が浮き彫りになっています。そうした現状を打開するための取り組みとして電子帳簿保存法の改正には期待が集まっているのです。
また、改正の目的としては、経済社会のデジタル化を踏まえ、経理の電子化による生産性の向上やテレワークを推進することが挙げられています。さらに、クラウド会計ソフトなどの活用による記帳水準を向上させるため、国税関係帳簿書類を電子的に保存する際の手続きを見直すとしています。
公布日・施行日について
今回の電子帳簿保存法改正の公布日は2021年3月31日、施行日は2022年1月1日です。
2022年1月1日から以下で詳しく紹介する改正内容が適用されるので、変更後のルールを正しく認識しましょう。
2022年1月1日以降の改正内容を解説
続いて、2022年1月1日以降の法改正の変更内容を分かりやすく解説します。どれも業務に大きく関連する項目ばかりなので、変更ポイントを正しく認識しておきましょう。
国税関係帳簿・国税関係書類に関する改正
まずは、国税関係帳簿・国税関係書類に関連する改正内容から見ていきましょう。国税関係帳簿には取引の記録や明細が記載されています。総勘定元帳や仕訳帳が代表的な例です。
一方、国税関係書類は決算の際に作られる決算関係書類、取引をする際に作られる取引関係書類の大きく2つに分けられます。
税務署長の事前承認制度の廃止
これまで、電子的に作成した国税関係帳簿をスキャナ保存などで電磁的記録により保存する場合には、事前に税務署長の承認を得なければなりませんでした。企業の事務負担を軽減するため、今回の法改正でこの事前承認は廃止されています。
電子的に作成した国税関係書類を電磁的記録により保存する場合についても同様で、事前承認は必要ありません。この変更により既存業務フローはよりシンプルに短時間で実施できるようになります。
電子帳簿保存の要件緩和と優良認定の新設
これまで国税関係帳簿や国税関係書類の電子データ保存には、記録が改ざんされていない、本物であると確認できる「真実性の確保」と誰もが確認できる状態になっている「可視性の確保」が求められており、電子帳簿の保存要件が詳細に定められていました。
2022年の改正後、電子帳簿は簿記の正規原則（複式簿記）にしたがって記録されており、いくつかの要件を満たせば電子データ保存が可能になりました。
また、従来の厳格な保存要件を満たしている場合は「優良な電子帳簿」と判断され、過少申告加算税が5％免除される税の軽減措置が整備されました。「優良」の要件は以下の通りです。
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保存要件概要 |
優良 |
その他 |
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記録事項の訂正・削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認できる電子計算機処理システムを使用すること |
◯ |
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通常の業務処理期間を経過した後に入力を行った場合には、その事実を確認できる電子計算機処理システムを使用すること |
◯ |
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電子化した帳簿の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認すること |
◯ |
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システム関連書類など（システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアルなど）を備え付けること |
◯ |
◯ |
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保存場所に、電子計算機（パソコンなど）、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと |
◯ |
◯ |
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検索条件 |
1：取引年月日、取引金額、取引先のその帳簿の種類に応じた主要な記録項目により検索できること |
◯ |
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2：日付又は金額の範囲指定により検索できること |
◯※1 |
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3：二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること |
◯※1 |
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税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしていること |
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◯※2 |
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※1 保存義務者が、税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、検索要件のうち1と2は不要です。
※2 優良の要件をすべて満たしている場合は不要です。
そして、優良電子帳簿としてデータで保存されている場合には、従来の半分である5％の過少申告加算税が適用されます。
ただし、優良電子帳簿の適用には届出書の事前提出が必要となるため注意が必要です。電子帳簿ごとにチェックリストなどを作成して、要件の確認と「優良」、「その他」の分類を正しく行えるように準備しましょう。
検索要件の緩和
改訂前までは「取引年月日、勘定科目、取引金額、その他国税関係帳簿の種類に応じた主要な記録項目を検索条件として設定」する必要がありました。
改定後の検索項目は「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3項目に限定されています。
また、範囲指定や複数項目の組み合わせ検索は、国税庁などが電子データのダウンロードを求めた場合に対応できるようにした場合は不要となるよう変更されました。複雑だった検索要件も分かりやすく改善されているので、対応のハードルも下がっています。
適正事務処理要件の廃止
適正事務処理要件とは、相互けん制・定期的な検査・再発防止の3つの項目について社内規定を策定し、税務関係書類の電子化や廃棄について適切な内部統制を行うための規定です。2015年の電子帳簿保存法改正時の際に追加され、不正防止の要件として機能していきました。以前の不正防止要件はさらに厳格で、電子帳簿の画像ファイルに処理を行った方の電子署名の付与が必要でした。
2022年1月からはこの適正事務処理要件が廃止されます。これによって定期検査に必要だった紙書類の原本も不要となり、スキャン後すぐに廃棄できるようになります。
以前までは適正事務処理要件対応のために事務処理をスムーズに進められず、原本を保管し続ける手間の発生など電子帳簿導入を阻む大きな要因となっていたことも事実でした。この改正でより効率的な事務作業の実施と電子化の推進が期待されています。
タイムスタンプ要件の緩和
タイムスタンプとは、ある時刻における電子データの存在を証明する電子的な時刻証明書です。法改正でスキャナ保存におけるタイムスタンプ要件が緩和されました。
まず、タイムスタンプの付与期間が最長約2ヶ月と概ね7営業日以内と変更されました。以前は受領者が自署したうえで3営業日以内のタイムスタンプ付与が必要だったので、より扱いやすくなっています。
さらに、データの修正や削除履歴を残せる、修正や削除ができない、入力期限内にデータ保存を確認できるといった機能を持つクラウドサービスなどを使用する場合、タイムスタンプは不要になりました。原本と画像の突合作業も不要になるので、業務負担軽減が期待されます。
電子取引に関する改正
次に、電子取引に関連する法改正の内容を整理していきましょう。電子メールなど電子取引はビジネスで欠かせない手段のため、新しいルールの認識が大切です。
電子データ保存の義務化
電子取引で得たデータは電子データによる保存が義務化されました。電子取引とは、取引情報の授受を電磁的方式により行う取引と定義されています。具体的には、EDI取引・インターネットなどによる取引・電子メールにより取引情報を授受する取引・Webサイトを通じて取引情報を授受する取引などが該当します。
2022年1月以降は電子取引で授受した請求書などの国税関係書類は出力保存が原則行えません。加えて、電子データ保存を行う際には、受領した書類データにタイムスタンプを付与して、検索要件を満たした状態で保管する必要があります。
罰則の強化
前述のとおり、スキャナ保存の事前承認が廃止され使いやすくなりましたが、税務処理上の不備があった場合の罰則が強化されているので注意しましょう。具体的には隠蔽や偽装など悪用が認められた場合に重加算税が10％加重される措置が整備されています。また、電子取引においてもスキャナ保存と同様の罰則が設けられます。
社内の電子化への対応ハードルは法改正で下がりましたが、ルールに従った正しい処理を行わなくてはなりません。不備や不手際で罰則の対象となってしまわないように、改めて社内の体制を見直してみましょう。属人的に電子帳簿管理を任せている場合などは業務フローを棚卸して、仕事の見える化の実施をおすすめします。
やむを得ない事情がある場合の宥恕措置とは？
2022年1月から施行された電子帳簿保存法の改正ですが、新制度に対応するための準備が整っていない企業も目立ちます。例えば、要件に従ったデータ保存が困難、システム改修が間に合わないなどの声も少なくありませんでした。そうした事態を考慮して、一部規定で宥恕措置が設けられています。
新保存要件にもとづいた電磁的記録の保存が困難など、やむを得ない事情がある場合に限って、施行日から2年間は電子データではなく書面などに出力した保存も許可されています。
ただし、宥恕措置の2年間はあくまで仕組みを整備するための期間として考えなければなりません。企業のDX推進は日本社会の大きな課題であり、レガシーシステムから脱却するためにも電子帳簿保存法への対応は必須です。対応を後回しにしてギリギリになって焦ってしまわないように、ゆとりを持って社内のIT化などの準備を進めましょう。
電子帳簿保存法の法改正推移
前項で説明したように、法改正によって企業の負担は軽減されます。これまで何度も行われてきた改正も企業の声が反映された結果です。わかりやすく流れを説明すると以下のようになります。
1998年施行時：電子データとして作成されたもののみ対象
2005年改正時：スキャナ保存が可能
2015年改正時：スキャナ保存の対象が拡大
2016年改正時：スマホ等で撮影した画像も受容可能
2020年改正時：キャッシュレス決済における証憑処理のペーパーレス化
1998年の施行が改善に向けた一番大きな変化ではありますが、具体的な課題が見えていない状態で実用に移ったため、まだまだ課題は山積みでした。
施行後に見えてきたさまざまな問題点や要望に応じて、2005年の改正でスキャナ保存に関する規定が追加され、2015年の改正では請求書や領収書の金額上限の撤廃や、電子署名の省略などが適用されたことで、導入ハードルが大幅に下がりました。
さらに、続く2016年の改正ではスマホやデジタルカメラでの撮影データも活用できるようになり、スキャナ保存の運用が加速しました。
また、キャッシュレス決済が増加したという社会情勢の影響を受け、2020年にはキャッシュレス決済における領収書を不要とするなど、社会の変化に応じて規制が緩和されています。
電子帳簿保存が認められるための要件
電子帳簿保存が認められるには、一定の要件を満たす必要があります。電子データとして作成されたものを保存する場合、以下の要件が定められています。
真実性の確保（訂正・削除履歴の確保、相互関連性の確保、関連書類等の備え付けなど）
可視性の確保（検索機能の確保、見読可能性の確保など）
スキャナ保存に関しても、真実性と可視性の確保が求められますが、「重要書類」に区分される場合は、より厳格な要件が定められています。
例えば、見積書や注文書といった「一般書類」の場合は適時入力すればよいとされ、グレースケール画像も認められており、適正事務処理要件なども設けられていません。
しかし、契約書や請求書などの「重要書類」は、受領後速やかに入力しなければならず、解像度の指定や適正事務処理要件、タイムスタンプに関する細かな指定なども規定されています。
そこで企業には、これらの要件を満たし、効果的に電子化ができるシステムの利用が必要になります。帳簿の電子保存、スキャナ保存など、区分ごとの要件をすべて満たすシステムであることが重要です。
ERPと電子帳簿保存法について
ERPはEnterprise Resources Planning の略語で、企業経営の基本となる人やお金といった資源要素を適切に分配して有効活用する考え方を意味します。ビジネスでは財務会計システムなどの基幹系システムと、SFAなどの情報系システムを1つに統合したITツールに対する呼称として用いられる場合が目立ちます。
ERPは情報の一元管理が可能で、豊富な機能も魅力的なツールです。内包されている各業務システムは相互連携にも優れるため、データフォーマットや帳票も統一した運用が可能です。ERPが導入された環境では改正後の電子帳簿保存法にも対応しやすく、社内のペーパーレス化を推し進められます。さらに、ERPなら企業の状況を正確かつタイムリーに把握して、経営戦略や戦術の立案も可能です。
ITを活用した業務の効率化の実現にERPは欠かせません。電子帳簿保存法への対応のために社内のIT化を検討しているなら、ERPという選択肢も加えてみましょう。
バックオフィス業務改善ならシステムインテグレータ
多くの企業で人手不足が大きな課題となっていますが、バックオフィス業務にはいまだに属人化した作業やアナログ業務が残っており、企業の成長と発展を阻む大きな壁となっています。
バックオフィスの業務プロセスを最適化することで、コスト削減や属人化の防止だけでなく企業全体の生産性向上にもつながります。
当社はERPをはじめとする情報システムの豊富な導入実績をもとに、お客様一人ひとりのニーズに合わせた最適な改善策を提案します。業務の洗い出しや問題点の整理など、導入前の課題整理からお手伝いさせていただきます。
バックオフィス業務にお悩みをお持ちの方は、お気軽に株式会社システムインテグレータまでご連絡ください。
まとめ
電子帳簿保存法は、経理関係の業務効率・負担に大きく影響する法律です。社内の電子化を効果的に進めれば、作業者の負担を減らし、コストカットも見込めます。
しかし、電子帳簿保存法は今回だけでなく何度も法改正が実施されており、度々ルールが変わっているため対応に苦労している企業は少なくありません。適正な企業運営を実施するためには、法改正に関する情報のキャッチアップと優れたITツールの選択が不可欠です。
さまざまなサービスが登場していますが、ERPは電子帳簿保存法と親和性の高いツールです。電子帳簿保存法への対応が容易になるだけでなく、ERPと連携できるシステムの使用で業務全体の生産性アップも可能です。さらに、ERPなら帳票・会計処理・販売管理・人事管理など、社内で使用するデータはすべて一元管理が可能になります。
今後も法改正は続くと考えられるので、最新の法令に準拠したERPなどのシステムの利用をぜひ検討してみてください。
