基幹業務とは、会計や財務など、企業にとって欠かせない主要業務のことです。基幹業務を効率化させるシステムとして、基幹システムやERP、業務ごとの各種システムなどがありますが、自社にとって本当にマッチしたシステムを見極められている企業は多くありません。
そこで本記事では
- そもそも基幹業務とは?
- 基幹業務とその内容
- 基幹システムと業務システムの違い
- ERPについて
など、基幹業務の基本から業務内容、基幹システムと業務システムの違い、それらを統合するERPまでより具体的に解説していきます。
基幹業務とは
基幹業務とは企業のビジネスを遂行するために必要な主要業務のことです。主に、販売、生産、会計、財務などの企業経営の根幹業務のことを指します。もう少し細分化していくと、販売管理、財務会計、給与計算、在庫管理、顧客管理、労務管理、人事管理など様々な業務があり、どの業務も経営に大きく関わる大事な役割ばかりです。
これらの業務を個別に管理したシステムを基幹システムといいます。各基幹業務に分かれたものを管理システムといい、すべての基幹業務をまとめ、情報を一元管理するシステムをERPシステムといいます。
基幹業務とその内容
まずは、5つの基幹業務とその内容を詳しく解説していきます。
- 生産業務
- 在庫業務
- 販売業務
- 会計業務
- 人事給与業務
1.生産業務
生産業務とは需要予測から考えた生産計画に沿って生産を行うことです。生産に関わるすべてを統制していきます。
まず生産計画にとって大事な需要予測は、過去の実績や市場の動向など必要な条件を分析し、将来の需要量と予測誤差を把握することが大事です。生産のベースとなる大切な工程で、ここでまず、どの程度生産すれば良いかの予測を立てていきます。
その後、予測をもとに計画的に生産を行うための数量や納期など、いつ何をどれだけ生産するかを計画。生産ラインを保ち供給の安定化を優先します。
生産を実施する際にはしっかりと生産計画にもとづいて効率的に実施することが大切で、OODAサイクルの考えが重要とされています。
OODAサイクルとは、Observe（観察）→Orient（状況に対する適応・判断）→Decide（意思決定）→Act（行動）の頭文字からきているフレームワークのことで、課題に対して最善を尽くす考え方のことです。
予測、計画、実行、これらの流れはしっかりと統制しておかなければなりません。生産計画で決められた工程計画や日程計画の内容を実施できるよう管理します。
製造工程が正常に運営されているか、日程計画にもとづいて、設計・出図・原材料調達・購入外注品調達・製造・出荷が手配されているかなど、現場と確認を取りながら、適切な処理と対策を取りつつ、スムーズに稼働するように進めていきましょう。
2.在庫業務
在庫業務は、需要や経営計画に基づき、正確な在庫管理、状況把握をすることにあります。必要な資材を必要な時に適切な量を必要とされる場所へ供給できるように、各種品目の在庫を一定の水準に維持する業務です。
一般的には、仕入れた商品を「ロケーション管理」と呼ばれる方法で管理します。ロケーション管理とは、倉庫内の商品や材料を保管する場所をロケーションといい、倉庫内の情報をマップ形式のデータ化して管理する方法です。ロケーションマップによって、商品のある場所をより早く見つけ出せるようになるでしょう。
ちなみに、ロケーション管理には固定ロケーションとフリーロケーションという管理方法があり、商品・アイテムごとに保管場所を決めるか、倉庫内の空いているスペースに適宜置いていくのかという違いがあります。
一見すると、固定ロケーションの方が商品を探しやすく在庫探しの手間がなくなると考えられますが、置く場所が溢れてくると別の場所を作らなければならず在庫探しの原因になるでしょう。
入出庫作業は単純なので、システム化されていない現場でよく採用されている手法が固定ロケーションです。システムによって管理されたフリーロケーションであれば在庫の保管効率が上がります。
在庫業務は、在庫と売上が直結していること、商品在庫の状況や動きを明確に把握すること、コストを抑えることが求められ、バックオフィス業務の中でも利益に関わる重要な役割といえるでしょう。
3.販売業務
販売業務は商品やサービスを販売し、代金を回収する販売の一連の管理を表します。具体的内容として、商品・サービスを販売して代金を回収する販売管理、物品を仕入れて代金を支払う仕入管理、在庫を適正に管理する在庫管理まで含まれ、見積もりから入金までの一連のプロセスのことです。
販売管理はお金の管理と、商品の管理に分けられ、販売管理のプロセスは見積もり→受注管理→仕入納品管理→売上管理→請求回収という流れで進んでいきます。
仕入管理は販売管理業務の一部で、商品を販売するために商品を仕入れ、仕入先から届いた商品・部品・材料を発注データと照らし合わせて検品、仕訳入力などの業務を管理することです。
製造業、飲食業、小売業、建設業などには仕入と在庫の管理はとても重要なもの。仕入れは、適正な商品・数量・時期・価格で行われる必要があり、仕入計画を作成し、適正在庫の維持と正常な資金繰りが重要となります。また、商品やサービスの管理と資金・お金の管理は別物として考えることが大事です。
単に販売の流れを管理するのではなく、どのように管理するのかが販売業務で大切なことです。
4.会計業務
会計業務には財務会計、管理会計の2つがあります。お金の計算や管理を帳簿に記載することを「仕訳（しわけ）」といい、帳簿には簿記の基礎となる「主要簿」と主要簿の記録を補う「補助簿」があります。
主要簿は経営の必要不可欠である決算書を作成するために、取引のすべてを記録する帳簿です。対して補助簿は、現金の出入りや 得意先ごとの売上など、特定の勘定科目の詳細な情報を集計する主要簿の補助的な役割を担っています。
企業では財務諸表を作成し会計報告書を作成します。会計業務の目的は、株主や取引先などの決算書を通じ、財務諸表を社外へ開示すること、会社法や金融商品取引法などの法律で義務付けられていることから、作成する必要があります。
また、法人税や法人住民税、事業税、地方法人特別税など、税金の計算も必要となり、帳簿・決算書から利益を正しく算出します。会計業務で記録した情報は経営管理に役立つでしょう。
5.人事給与業務
人事給与業務は、人事・労務業務、給与業務などの人事管理、給与計算を統合するとともに、決められた期日までに従業員に給与手配を行うことです。
業務管理や業務改善、人材管理など、効率的に行うことが求められます。法律や雇用制度、税率など、毎年改訂される情報もあり変化に対応できることも必要となるでしょう。
人事給与業務の内容は、支給金額の計算から、勤怠確認、控除や賞与の計算など幅広いです。人事担当者は、社員情報を正確に管理することが重要です。
基幹システムと業務システムの違い
基幹システムとは、経営活動に直結する企業活動の根幹を担うシステムです。重要な資源、人材、お金を管理するための主要部分であり、近年、必要不可欠なシステムとして、多くの企業で導入が進んでいます。
例えば、業務システムには、以下のものが該当します。
- 在庫管理システム
- 仕入管理システム
- 販売管理システム
- 生産管理システム
- 会計管理システム
- 人事給与システム
これらのシステムは、企業の基幹業務をシステム化したものです。
例えば、製造業においては、在庫管理ができていないと過剰な在庫を抱え負債につながり、小売業など仕入れ管理が上手くできていなければ店舗経営は上手くいきません。
また、在庫管理システムと仕入れ管理システムが管理している在庫と仕入れの関連性は高く、それぞれ別々で個別に管理しているよりも、まとめて一つのシステムとして統合した方が管理は楽ですし効率化できます。
在庫管理や仕入れ管理に加えて、販売管理や会計管理まで統合して管理しているのが基幹システムです。
対して業務システムとは、基幹業務を個別に管理している単一のシステムのことです。各業務に特化し、業務を行う際にその仕事のみを円滑に遂行するために使用するシステムです。業務の品質や作業効率の向上などを目的に導入されます。
基幹システムはいわば、企業の経営戦略・事業戦略を支えるためのものです。しかし、商品、サービスが多様化し、処理すべきデータが増加すると、従来の方法は通用しなくなる可能性があります。
そこで、経営効率を向上させるためのERPが注目されています。
ERPはそれぞれを統合したもの
複数の基幹システムと業務システムの統合・連携が行えるシステムERP（Enterprise Resources Planning）統合基幹業務システムといいます。
例えば、GRANDITでは、実際に会計、販売、調達在庫、生産の製造業、流通、卸売業だけでなく、より実務的なワークフローやデータ分析に活用できるBI（ビジネスインテリジェンス）機能まで備えています。
1つのシステムで、重要な基幹業務の管理をまとめて行うことで社内の重要情報を一元管理できるため、より実現性の高い経営判断が可能になるでしょう。それぞれの業務は単独ではなりたちません。お互いに良い相互作用を与え、業務が円滑に回るようにすることは重要なことです。
各拠点、各部門の情報をシームレスかつタイムリーに把握することができるので、経営状態を可視化できるでしょう。リアルタイムな情報を把握することができ、情報の伝達を円滑にし、迅速な経営判断ができることにつながります。
国内には国産ERPやカスタマイズ可能な海外ERPも多数存在し、ERPは大企業だけでなく、中小企業にも導入が進んでいるのです。
バックオフィス業務改善ならシステムインテグレータ
多くの企業で人手不足が大きな課題となっていますが、バックオフィス業務にはいまだに属人化した作業やアナログ業務が残っており、企業の成長と発展を阻む大きな壁となっています。
バックオフィスの業務プロセスを最適化することで、コスト削減や属人化の防止だけでなく企業全体の生産性向上にもつながります。
当社はERPをはじめとする情報システムの豊富な導入実績をもとに、お客様一人ひとりのニーズに合わせた最適な改善策を提案します。業務の洗い出しや問題点の整理など、導入前の課題整理からお手伝いさせていただきます。
バックオフィス業務にお悩みをお持ちの方は、お気軽に株式会社システムインテグレータまでご連絡ください。
まとめ
基幹業務について詳しく解説し、その上で効率よく基幹業務を管理できるERPについても少しご紹介しました。社内に複数ある基幹業務をカバーするものとしてERPは存在しています。
しかしどんなERPが自社の基幹業務にマッチするか調べるのはとても手間がかかり大変です。そこで国産のERPを比較した資料をご用意しました。
ERPを検討する上で、必ず比較するポイントについてマトリクス形式でまとめております。
また、ERPを比較検討する上で考慮すべき基本的なポイントや、押さえておきたいポイントなどもまとめておりますので、ご検討にぜひお役立てください。
