債権とは「自社が他社に対してある行為を要求する権利」です。債務とは「他社に対してある行為を行わなければならない義務」という意味です。この「ある行為」とは、経営上では一般に「金銭取引」を指します。つまり、企業における債権とは「他社に金銭を請求できる権利」であり、債務とは「他社に金銭を支払う義務」と言えます。
経営上、債権・債務管理は非常に重要です。なぜなら、これらの管理を徹底できなければ、資金繰りが苦しくなったり、企業としての信頼を維持することができないからです。
今回は、この債権・債務管理について詳しく説明します。
債権管理・債務管理とは？
債権管理とは
企業間の取引においては、請求書払いなど代金を後払いで取引する場合が多くあります。この後払いで取引をした際に発生した代金は後で支払ってもらう必要がありますが、この支払いを請求する権利を「債権」と言います。
そのため債権管理とは、この未払いの代金（売掛金）が、期日までに正しく支払われているかを管理したり、債権の残高が現在どれくらいあるのかを把握するための管理業務を指します。
債務管理とは
一方で債務とは、債権を持つ人に対して代金を支払う義務のことを指します。
そのため債務管理とは、債権者に対して事前に取り決めた期日までに、取り決めた内容で適切に代金の支払いが完了しているかを管理する業務です。
債務管理では、現在の債務状況の把握はもちろん、支払うべき資金が問題なく確保されているかなどの管理も重要になります。
債権・債務管理はなぜ必要か？
まず、債権・債務管理がなぜ必要なのかを、具体的に説明していきます。
債権管理とはつまり、「自社が他社に対して行う金銭要求を管理すること」です。これがどういうことかというと、「売掛金を管理する」と言えば分かりやすいかと思います。
例えば製造業において、要求通りの商品を納入し、その代金が後日支払われる。このとき、納入によって売上が計上され「債権が発生した」という状態になります。ちなみに、売上が計上されてから代金回収までに期間が空くことを「信用を与える」という意味で「与信」といいます。債権管理は、この与信を適切に管理することで、確実な代金回収を行います。
このことから、債権管理は「企業のお金の流れをコントロールし、正しい資金繰りを行うため」に重要であると言えます。
一方、債務管理とは、自社が購入した商品や利用したサービスに対し、後日代金を支払う「義務」を管理することです。自社に債務が発生したということは、仕入先に債権が発生したということでもあり、仕入先は自社に対して代金回収や督促の権利を持ちます。
企業間取引は「信用」で成り立っているものですから、代金を支払う側（自社）も回収する側（仕入先）も、それぞれの債権や債務を適切に管理し、期限通りに代金を支払わ（回収し）なければなりません。そうしなければ、企業としての信頼は崩れ、取引を断られてしまいます。
債権・債務管理はなぜ難しいのか？
債権・債務の管理をExcel台帳で管理する手作業などで行っている場合、多くの課題を抱えることになるでしょう。
例えば「ファイルの最新版が分からなくなる」という問題です。Excel台帳で管理している場合、経理部門でファイルを共有していることがほとんどです。しかし、通常Excelは共同編集に対応していないため、各々が異なるファイルを所持してしまうようになります。そうなると、一体どのファイルが最新版なのか分からなくなります。また、共有フォルダ上に保存してあったとしても、そこに複数のファイルが生まれてしまえば同じことです。このように、Excel台帳では、リアルタイムかつ整合性のとれた管理が難しいのです。
次に、「データ統合が難しい」という問題があります。複数の拠点を持つ企業の場合、本社の経理担当者が拠点ごとの債権・債務を管理します。このためには、各拠点からExcel台帳を取得して、それらのデータを集計・加工しなければなりません。これには非常に大きな手間がかかります。先に紹介したように、Excel台帳では適切な管理ができず、最新版のファイルであるかどうかは一目では判断できません。このため、各拠点から収集したExcel台帳を、一度本社の債権・債務データを照合して、正しいデータかどうかを判断しなければならないのです。さらに、データの集計や加工だけでも手間と時間がかかるので、非効率な業務を生んでしまいます。
こうした問題が積み重なっていくと、債権・債務管理が正確に行われなくなります。資金繰りが悪化したり、企業の信頼性が低下するといった重大な問題にも繋がります。
債権・債務管理を効率良くするためのシステム化
債権・債務管理の難しさを解消するためには「システム化」が重要です。つまり、債権・債務管理システムを導入することで、業務効率を良くし、正確かつ適切な管理を行える環境を整えます。
しかしここで一つ疑問が生じます。「現在導入している会計システムにも債権・債務管理機能はある。それでも導入は必要か？」という疑問です。
実は、多くの会計システムで債権・債務管理機能がカバーされています。ただし、多くの会計システムでは、売掛金と買掛金、これらを帳簿に記入するという機能は備わっていても、債権・債務の各情報をリアルタイムで管理することや、代金回収・支払状況の把握、受取手形や支払手形の管理といった業務までカバーできるものではありません。
こうした、細かい債権・債務管理を実施するためには、やはりしっかりしたシステムが必要ということになります。
債権・債務管理システムを導入するメリット
ここでは一般的な債権・債務管理システムの機能やメリットをご紹介します。
メリット1：売掛金や買掛金等の入金・出金状況の把握
債権管理システムを利用すると、入金と同時に個々の売掛金の消込が行うことができます。また、得意先ごとの債権残高や入金予定などを瞬時に確認できるようになります。
メリット2：債権回収をスムーズに行い、キャッシュフローを健全化
債権管理システムは、債権回収に関わる業務を効率化します。例えば回収の遅延状況を一覧で表示し、時間をかけずに債権回収のための請求書や文書などを作成することができます。また、回収できない場合の貸倒処理も、会計システムなどと連携し仕訳を行います。
メリット3：債務状況なども正確に把握
買掛金や未払金、借入金などの債務についても、状況を正確に把握することができるようになります。一般的な債務システムでは、残高に加えて計上日、決済日なども一覧表示されます。また、金融機関を利用した振込に必要なFB(ファームバンキング)データの作成など、確実な支払いを行うための支援が可能な債務システムもあります。
メリット4：企業拠点の債権・債務管理を一元化
大企業の場合、支店や支社を複数抱えており、それぞれの拠点で債権・債務に関わる業務を行っています。これにより、非効率的な債権・債務管理業務が発生するケースが多々見受けられます。債権・債務管理システムを導入することで、これらの一元管理ができるようになるため、大幅な効率化が実現できます。
ERPで導入する債権・債務管理システム
債権・債務管理システムを導入する上でおすすめなのが、ERPの導入です。
一般的なERPには債権・債務管理システムが、会計システムや販売システムなどとともに提供されます。例えば、国産ERPであるGRANDITでは、販売モジュール、調達・在庫モジュール、会計モジュールと緊密に連携しているため、各モジュールで入力したデータが自動で反映され、債権・債務管理業務が大幅に効率化します。また、データの二重入力も無くなるため、入力ミスも軽減するでしょう。このように、ERPでは債権・債務管理業務と他の基幹業務が連携している環境を、１つのシステムで構築することができます。
GRANDITが提供する債権・債務関連機能
ちなみにGRANDITでは、銀行振込、手形、電子記録債権、期日決済など多様な決済方法に対応し、売上、仕入から請求、回収、支払までを管理、外貨建取引にも対応します。自動で行う回収消込や分割（合算）支払処理などで決済業務の効率化を実現するとともに、予定・期日管理や残高管理の機能も充実しています。以下はGRANDITが提供する債権・債務管理機能の一部です。
<<債権関連の機能>>
- 締日請求、手形管理など日本特有の商習慣に対応
- 売上・請求データの外部取込
- 繰越型、非繰越型、明細表示型など複数の請求書パターン
- 前受金決済、相殺決済機能
- 入金データ取込、自動回収消込
- 受取手形や期日決済での回収、台帳管理
- 電子記録債権、でんさいの発生から顛末、決済まで一元管理（分割、割引、譲渡）
- 一括請求消込や自動消込など3種類の回収消込方法
- 一部入金回収消込
- 外貨建取引の請求および決済
- 為替差損益の自動計上、為替予約決済機能
- 回収残高、滞留債権残高、回収（予定）期日の管理
<<債務関連の機能>>
- 締日支払、手形管理など日本特有の商習慣に対応
- 仕入・支払依頼データの外部取込
- 繰越型、非繰越型の複数の支払通知書パターン
- 前渡金消込機能
- FＢ(ファームバンキング)デ－タ作成、でんさい用FBデータ作成
- 支払手形や期日決済の支払、台帳管理
- 電子記録債権、でんさいの管理
- 外貨建取引の支払および決済
- 外国送金依頼書の作成
- 為替差損益の自動計上、為替予約決済機能
- 支払残高、支払（予定）期日の管理
バックオフィス業務改善ならシステムインテグレータ
多くの企業で人手不足が大きな課題となっていますが、バックオフィス業務にはいまだに属人化した作業やアナログ業務が残っており、企業の成長と発展を阻む大きな壁となっています。
バックオフィスの業務プロセスを最適化することで、コスト削減や属人化の防止だけでなく企業全体の生産性向上にもつながります。
当社はERPをはじめとする情報システムの豊富な導入実績をもとに、お客様一人ひとりのニーズに合わせた最適な改善策を提案します。業務の洗い出しや問題点の整理など、導入前の課題整理からお手伝いさせていただきます。
バックオフィス業務にお悩みをお持ちの方は、お気軽に株式会社システムインテグレータまでご連絡ください。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
現在、債権・債務管理に関して課題を抱えている企業は、より業務効率の高い債権・債務管理のシステム化をご検討すると良いでしょう。GRANDITの債権・債務管理機能に関しては、ぜひ弊社までお問い合わせください。
