経費管理は、会社の細かな「支出」を管理するための業務です。経費は利益を減らす直接の要素となりますので、その用途は誰でもわかるように費目別に管理しなければなりません。今回は、この経費管理について詳しく解説していきたいと思います。
「経費」とは何か？
そもそも「経費」とは何なのか？この疑問に対し、分かりやすく説明できるという人は意外と少ないかもしれません。多くの人が、経費とは「交通費」や「会議費」、「通信費」、「接待交際費」など、「従業員が業務遂行のために立替えたお金」と考えがちです。
しかし、実際は「経費」とはもっと広範囲なもので、会社の支出はすべて経費といえます。たとえば、工場で新しいラインを設置するために購入した「機械設備」、これを購入するお金も経費です。また、従業員に支払われる給与も経費です。このように、広義の経費とは会社から支出されるお金全般を指します。
経費管理はなぜ必要か？
つまり経費管理とは、会社の運営に必要なお金を管理することと同義と言ってもいいかもしれません。企業は利益を確保するために無駄な経費を削減する必要があります。使えるお金は有限であり、適切に使用されているかを把握するためには正確な管理のしくみが求められます。
経費を賢く使うと税制上の優遇やお客様への還元に伴う経営力の強化にもつながります。例えば、サービスや製品の提供にかかった経費は、間接的な経費として商品の価格に影響を与えます。経費を抑えることでより競争力のある価格でお客様に還元できるのです。
つまり、この経費を適切に管理することは、事業体質を強化することにもつながるわけです。
予算を策定し、その使用状況を把握する
では、適切な経費管理を行うためには何をすれば良いのでしょうか？
答えは意外とシンプルで、予算を決めて、その使用状況を把握することです。
会社には何を行うにしても予算があります。
従業員の出張費や交通費、個々のプロジェクトにかかる経費、社内システム環境の刷新、全ての活動に予算が決められます。適切な経費管理とは、この予算に対し、実際、経費がどれくらい使われているかを管理することです。
経費には、毎月固定で支出する経費や特定の時期に支出する経費があります。オフィスの賃貸料や従業員の給与、データセンターの利用料などは前者に該当し、固定資産税や賞与などは後者に該当します。
毎月固定で支出する経費は、単純に年間予算の12分の1を基準に、経費の使用状況を確認していきます。半年が過ぎて経費使用状況が60％を超えていれば、計画外の経費や無駄遣いが発生しているかもしれません。
これら以外に不定期に発生する経費に関しては、年間発生額を予測した上で、1ヵ月あたりにかかる経費を算出し、経費管理を行います。このように、経費管理はとにかく予算に対する使用状況を追跡することがポイントです。これを、予実管理ともいいます。
経費管理システムによる経費管理の効率化
経費管理を効率化するためには、システム化が欠かせません。経費管理システムは、先に紹介したような経費管理業務を簡便に行うためのシステムです。
経費管理システムを導入することで、担当者が経費の申請・精算を行い、精算時に経理部門による承認・出納処理をスムーズに実施することができます。ただし、一般的な経費管理システムは、経費の申請・精算のみ管理していることが多く、予実管理までを行ってくれるものは非常に少ないため、適切な経費管理を行うには予算管理システムが必要であったりします。
その両方を管理するには、GRANDITなどのERP製品が必要になります。GRANDITでは、経費の申請・精算を経費管理モジュールで処理し、資産管理では固定資産やリース資産の使用部門や設置場所など物件管理とともに購買、支払金額のコスト管理を行い、経理モジュールで経費費目別の予実管理を行えます。
これにより企業は年間予算や月間予算を確認しながら、経費の使用状況をいち早く確認することができます。経費が無駄に使い込まれている際は早急に対策を立てることができ、適切な経費管理を実現します。
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多くの企業で人手不足が大きな課題となっていますが、バックオフィス業務にはいまだに属人化した作業やアナログ業務が残っており、企業の成長と発展を阻む大きな壁となっています。
バックオフィスの業務プロセスを最適化することで、コスト削減や属人化の防止だけでなく企業全体の生産性向上にもつながります。
当社はERPをはじめとする情報システムの豊富な導入実績をもとに、お客様一人ひとりのニーズに合わせた最適な改善策を提案します。業務の洗い出しや問題点の整理など、導入前の課題整理からお手伝いさせていただきます。
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まとめ
経費管理を徹底することは、企業における利益確保のために必要不可欠な業務と言えます。経費管理システムを備えたERPを導入すれば、予算と連動した経費実績管理を行うことができます。作業の手間が多く、なかなか経費管理を適切に行えないという場合は、経費管理システムだけでなくERPもぜひ検討してみてください。特に、ERPは経費管理特有の問題だけでなく、組織全体の損益管理を行うためのシステムとなります。
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<<コラム>> 経費が増えると、なぜ税金が安くなるのか？ここでは、分かりやすく法人税を30％と仮定して説明します。年間売上が1,000万円、利益が100万円のA社があります。このA社の納税額は、利益から算出されるので、納税額は30万円となります。つまり、最終的な利益は70万円になるということです。 では、A社が期中に購入した10万円のPCを、経費として計上するとどうなるでしょう？100万円だった利益が90万円になりますので、そこから納税額を算出すると、法人税は27万円です。従って、経費計上前と経費計上後では、納税額に3万円も差が生じることになるのです。これが、経費を考慮すると税金が安くなるカラクリです。 もちろん、どんな支出でも経費として計上できるわけではありません。経費として計上できる科目は限られているので、注意が必要です。それでは経費をたくさん使えば、税金を払わなくて済むのでは？という考えになるかもしれませんが、100万円の利益をすべて経費として使い込み、納税額を下げたとしても、今度は取引先に支払うためのお金や、納税のためのお金、株主に対する還元が無くなってしまいます。また、会社のキャッシュが無くなれば、経営が悪化します。つまり経費は適切に活用されているのかを管理することがポイントであり、そのために経費管理システムは必要不可欠なのです。 |
