基幹システムとは、企業の経済活動の根本を支える業務を管理するシステムの総称です。基幹とはその事象における中心や芯という意味があります。まさに企業において軸となるシステムが基幹システムです。具体的な機能については後述しますが、経済活動はさまざまなシステムによって形成されています。
基幹システムとは
基幹システムは、会計や人事などの企業の基幹となる業務をコンピューターで管理しようとする際に用いるシステムの総称です。基幹システムに該当するものは企業や業態によって異なりますが、一般的には「生産管理」「販売管理」「在庫管理」「会計管理」「人事管理」などを中心に管理し、経営状況の可視化・業務プロセスの改善・基幹業務の効率化などに寄与してくれます。IT化が進んだことで、こうした基幹システムはさまざまな企業に導入されてきたのです。
基幹業務について詳しい内容は以下の記事で紹介しています。あわせてご覧ください。
関連記事：基幹業務とは？業務内容とシステムについて解説
基幹システムとERPについて
基幹システムと混同されやすいものとして、「ERP」が挙げられます。まずは、ERPの概要と基幹システムとの違いについてチェックしていきましょう。
ERPとは？
ERPとは「Enterprise Resource Planning（企業資源計画）」の略称で、企業経営のベースとなる資源要素であるヒト・モノ・カネ・情報を適切に分配して有効に活用するための考え方を指します。元は経営効率化の概念で、資源利用の最適化をするためのマネジメント手法であるMRP（資材所要計画）の考え方を応用して誕生しました。
関連記事：ERPとMRPの違いは？それぞれの仕組みや特徴について解説
企業などでERPという言葉を用いる場合は「基幹系システム」を指すことが多く、企業の情報戦略に欠かせないものとなっています。会計・人事・生産・物流・販売などの基幹となる業務を統合して情報の一元化を実現するためのシステムとして、現在はさまざまな企業で導入されています。
基幹システムとERPの違いとは？
基幹システムは「バックオフィス系」「業務系システム」とも呼ばれており、業務ごとにそれぞれ独立したシステムです。例えば、会計なら会計システム、人事なら人事給与システムなど、個々の基幹システムが稼働している企業が多くあります。そのため、異なる部署や業務のデータをやりとりする際には各システムの情報をそれぞれ確認しなければなりません。
一方、ERPは企業に存在するデータを統合して一元管理することができるため、システム間のやりとりを手作業で行う手間をなくして効率化することが可能です。
部門や支社を超えて管理・把握・分析できることが、ERPの特徴であり長所なのです。
基幹システムと情報系システムについて
続いては、こちらも基幹システムと混同されることが多い「情報系システム」について解説します。同じシステムではあるものの、利用目的は大きく異なります。まずはそれぞれの違いを正しく理解しましょう。
情報系システムとは？
情報系システムとは、一般的に社内外の情報共有・コミュニケーションの円滑化・事務処理の効率化・意思決定促進などに利用されるシステムの総称です。具体的には、メールソフト・グループウェア・社内SNS・スケール管理ツール・営業支援システムなどが該当します。そのほか、従業員のスケジュールやタスク管理、担当内の情報なども情報系システムです。
情報系システムの多くは企業のコミュニケーションの起点となるため、昨今のテレワークの拡大においてはさらに重要度が高まっています。ちなみに、情報系システムはWebブラウザから手軽に利用できるものもあるため、仕事内容や扱う情報の種類に応じて最適なサービスを使い分けることができます。
基幹システムと情報系システムの違い
基幹システム（業務系システム）と情報系システムの違いとして、目的や代替手段の有無などが挙げられます。
まず、基幹システムはヒト・モノ・カネなどの資源管理が目的で、企業経営の根幹を担うシステムです。そのためシステムが停止すると代わりの手段を見つけるのが難しく、企業活動に支障が出ます。また、経営の判断に用いられる重要な情報を扱う場合も多いため、基幹システムの利用には制限が設けられているケースも少なくありません。
一方、情報系システムはコミュニケーションの円滑化や業務効率化を目的として用いられ、従業員の立場からするとより身近な存在です。企業に所属していればアクセス権限が与えられる場合がほとんどで、日常的に利用されるでしょう。また、トラブルや障害でシステムが停止しても、ほかの情報系システムなどで代替できる場合がほとんどなので、基幹システムなどと比べると、障害発生によるリスクもさほど大きくありません。
経営状況の可視化
基幹システムは企業の経営状況を判断するために欠かせない、会計や生産などの情報を管理します。基幹システムが導入されていればリアルタイムで情報が可視化されるため、タイムリーな状況判断や経営活動に関する判断の指標として利用できます。大量の情報を一気に集計したり、集約したデータを分析したり、ダッシュボードや他のシステムと連携させてビジュアライズさせたりと、様々な切り口から現状を可視化できます。
一方、基幹システムなどを導入しておらず、エクセルなどでアナログな対応をしていると、情報の集計・分析をするだけで膨大な時間がかかってしまうケースも少なくありません。
基幹システムは事業にポジティブな影響を与えるだけでなく、こうしたネガティブリスクの回避にも役立つのです。
基幹システムにデメリットはあるのか
では、基幹システムのデメリットについても考えてみましょう。
基幹システムの導入ハードルが高い点があげられます。基幹システムはチャットアプリなどのコミュニケーションツールとは異なり、導入までにそれなりの手間がかかります。またシステムの内容も複雑で、関連する各種システムなどと連携させるのも一苦労でしょう。当然、業態によって独自性の高い業務にもシステムを対応させるとなると、さらに大きなコストもかかります。
しかし、長期的な視点で業務効率化や業務品質改善を実現できることを考えると、基幹システムの導入で享受できるメリットは計り知れません。それなりの手間やコストはかかりますが、基幹システムを導入すれば自社の業務を大きく改善できるでしょう。
スクラッチタイプかパッケージタイプか
基幹システムの開発手法には大きく分類して「スクラッチ開発」「パッケージ」の2種類があります。
スクラッチとは、業務に最適な機能をオーダーメイドで構築して運用できるシステムです。初期費用が高くなるデメリットもありますが、業務拡大などに伴って機能を拡張したり、システムの改善・改良が必要になっても柔軟に対応できたりと、スクラッチの方が業務コスト改善には役立つでしょう。
一方、パッケージは基本的な必要機能があらかじめ内包されたソフトウェアを利用して開発するタイプです。初期費用が安く、導入にかかる期間も短く済むことが特徴です。そして、導入までの手順についてもある程度マニュアル化されているのでスムーズに進められます。ただし、パッケージに搭載されているのは一般的に使用される頻度の高い機能がメインで、企業の独自の業務には対応が難しいケースも少なくありません。また、業務のやり方や進め方をシステムに合わせる必要が生じる可能性もあり、年間ライセンス料などのランニングコストもかさむ傾向にある点には注意しましょう。
パッケージタイプのERPについては下記の記事で解説していますので、あわせてご覧ください。
関連記事：ERPパッケージとは？種類や搭載機能、スクラッチ開発との違いまで解説
オンプレミス型かクラウド型か
また、システムをどこで管理するかという点でも「オンプレミス型」と「クラウド型」に分類できます。
オンプレミス型とは自社でサーバーを購入して基幹システムをインストールして使用するシステムのことで、カスタマイズ性に富み、複雑な企業の業務に対応できる特徴があります。サーバーやインフラなどをすべて自社で用意・管理するため、独自のセキュリティ対策を実行できるなど堅牢なシステムにしやすい反面、サーバー購入など初期費用が多くかかったり、運用にリソースが必要だったりというデメリットもあります。
一方、クラウド型（SaaS）とはインターネット経由で利用するタイプのシステムです。初期費用は少額で済みますが、機能のカスタマイズ性は低いというデメリットがあります。
クラウド型が登場する以前はカスタマイズ性の高さなどからオンプレミス型の導入が主流でしたが、昨今はコストパフォーマンスや保守性能の高さから、基幹システムをクラウド化する動きが活発化しています。
基幹システムのクラウド化について
基幹システムのクラウド化が普及していることには、いくつか理由があります。
ここからはクラウド化のメリットやクラウド化を行う流れ、忘れずにチェックしておきたいポイントについて解説します。
クラウドERPについては以下の記事で解説しています。
クラウドERPとは？メリットや導入ポイントを徹底解説
基幹システムをクラウド化するメリット
クラウド型のシステムを使えば、自社内でのサーバー設置や管理運用のコストがかからないため、保守運用費用の大幅な削減が可能です。また、仮に何らかのトラブルが発生したとしても、ベンダー側が対応してくれるため、メンテナンスによってコア業務が滞る、一次的に機会損失を生んでしまうといったリスクもありません。
さらに重要なポイントが、場所の制約なく利用できる点です。最近はリモートワークが急速に浸透したため、こうしたクラウド型サービスの恩恵を感じている方も多いでしょう。一般的に、オンプレミス型は自社のネットワークにつながっていないとアクセスができません。しかし、クラウド型のシステムであれば、基本的にはネットワークがつながっていればどこからでもアクセスできます。どこにいても必要な情報をすぐに入手できたり、更新したりすることができるため、劇的に利便性が向上するでしょう。また、災害などのリスク回避や拠点分散、組織再編にも柔軟に対応できます。
クラウドは拡張性も高いため、自社のワークフローに応じてオプションを加算したり、月々の利用量に応じて支払いを決められたりと、柔軟に活用することが可能です。加えて、クラウドベンダーによるセキュリティも担保されるので、安心して活用できるでしょう。
基幹システムをクラウド化する流れ
基幹システムをクラウド化する際には、まず要件定義を行って、基幹システムをクラウド移行する目的・最終的なゴールの設定から始めてみましょう。綿密に要件定義を行っておくと、今後のステップをスムーズに進めることができます。要件定義が終わったら、次に移行計画を策定して、移行の対象になるシステムやクラウド上での具体的な構成を検討します。社内だけでなくクラウド化を依頼するベンダーの方も交えて、計画を練っていくことがポイントです。
こうした入念な事前準備を経て、実際に基幹システムをクラウド化する移行作業を実施しましょう。無事に移行が完了したら、事後検証を欠かさず実施して、クラウド移行後のシステムで効果検証を行えば基幹システムのクラウド化は完了です。
基幹システムをクラウド化する際のポイント
続いて、基幹システムのクラウド化を検討する際にどういったポイントに気を配るべきか、カスタマイズ性・セキュリティ・可用性、3つの観点から解説します。
カスタマイズ性
基幹システムを運用していると、機能を拡張したくなることも少なくないはずです。
特にこれから事業を拡大していこうと計画している場合、フェーズごとにさまざまな変化が想定されます。そのため、今後の事業拡大や成長性を考慮して、カスタマイズ性を重視しておくことが重要です。
そのために、まずは基幹システムをクラウドで稼働させる場合、どういった機能を提供してもらえるのか、どの程度のカスタマイズが可能なのかをあらかじめ確認しておくようにしましょう。また、既存の基幹システムの機能や構成が過不足なくクラウド化できるのか否かも、丁寧にチェックすることをおすすめします。また、クラウドに適した構成を意識することも重要です。
セキュリティ
クラウドを利用していて情報漏洩などのセキュリティのトラブルが発生した場合、自社の問題ではないものの、結果的に自社が抱える顧客にはネガティブな影響を与えてしまいます。そのため、クラウドサービスを利用する場合は、サービスのセキュリティ性能・保守性能などを吟味しましょう。
特に、ハードウェアやネットワークに関する対策はクラウドベンダーの守備範囲なので、これまでの実績も確認しておくべきです。また、クラウドベンダーのサイト上で「セキュリティホワイトペーパー」などが公開されている場合、必ず自社のセキュリティポリシーに合致しているか確認しましょう。海外のクラウドベンダーを利用する際には、準拠法や管轄裁判所の確認も大切なポイントです。
可用性
可用性とは、システムが継続して稼働できる度合いのことです。クラウド型のシステムは企業側で設備管理を行わないため忘れられがちですが、実際はクラウドベンダーが管理しているハードウェアが存在します。ハードウェアの故障やシステムの不具合などのトラブルが発生すれば、メンテナンスによってサービスが中断する可能性はゼロではありません。そのため、「可用性向上に向けて、クラウドベンダーがどのような取り組みを行っているか」「品質保証制度の内容」「提供されている機能で、自社が必要とする高可用性のシステムを構築できるか否か」「調達にかかるコストは見合っているか」など、事前に確認しておきましょう。
ちなみに、可用性を高める手段として、一般的には「冗長化」と呼ばれるアプローチがなされます。端的にいうと、システムを構成するための仮想マシンを複数台起動したり配置したりして、多重化を図ることを言います。システムが冗長化されることで、何らかの端末でトラブルが生じた際にも他の仮想マシンが稼働してくれるため可用性が担保されるのです。クラウド化を進めるにあたって、こうした可用性が担保される構成になっているか、事前に確認しておくとより安心でしょう。
バックオフィス業務改善ならシステムインテグレータ
多くの企業で人手不足が大きな課題となっていますが、バックオフィス業務にはいまだに属人化した作業やアナログ業務が残っており、企業の成長と発展を阻む大きな壁となっています。
バックオフィスの業務プロセスを最適化することで、コスト削減や属人化の防止だけでなく企業全体の生産性向上にもつながります。
当社はERPをはじめとする情報システムの豊富な導入実績をもとに、お客様一人ひとりのニーズに合わせた最適な改善策を提案します。業務の洗い出しや問題点の整理など、導入前の課題整理からお手伝いさせていただきます。
バックオフィス業務にお悩みをお持ちの方は、お気軽に株式会社システムインテグレータまでご連絡ください。
まとめ
基幹システムは企業で働くうえで欠かせません。日々の業務で何気なく利用していますが、それらは全て企業に適した基幹システムなのです。基幹システムがあるからこそ、社員の業務は必要以上の膨大になることがなく、安定した業績を手に入れることができるのです。
基幹システムの導入を検討している企業の方は、これらのメリットがあることを踏まえて、自社に合うものをお選びください。
