基幹システムとは?メリットや機能、ERPとの違いなどを解説!

 2021.04.28  株式会社システムインテグレータ

基幹システムとは、企業の経済活動の根本を支える業務を管理するシステムの総称です。基幹とはその事象における中心や芯という意味があります。まさに企業において軸となるシステムが基幹システムです。具体的な機能については後述しますが、経済活動はさまざまなシステムによって形成されています。

基幹システムとは

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基幹システムの目的は、ビジネスを遂行するために必要な主要業務をシステムによって管理し、業務を効率化することにあります。単純作業を自動化するだけでも、労働時間は大幅に減少するため労働環境は改善します。また、人力での作業はどうしてもミスが発生します。先ほどの給与の話で考えると、人力で振り込みをしている場合は、間違った金額を振り込んでしまうことがあるでしょう。

しかし、自動化してしまえばそのようなミスも起こりません。ミスが少なくなれば、ミスに対応する人員を割く必要がなくなります。結果として、労働環境の改善につながるのです。これが基幹システムの目的です。

基幹システムとERPの違いは?

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基幹システムとは前述した通り、ビジネスを遂行するために必要な主要業務のことを指します。例えば販売、生産、会計、財務など、企業経営に欠かせない業務のことで、これらを管理する個々のシステムを基幹システムと呼びます。

ERPは、それら基幹システムを含め、企業を保有しているあらゆる情報を一元管理して、経営に活用するためのシステムです。

基幹システムの主な機能

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基幹システムにはいろんな機能があります。そのどれもが企業が経済活動をするうえで欠かせないものばかりです。ここでは、基幹システムの主な機能について詳しく解説をしていきます。

生産管理

企業は商品をどれだけ生産するかを決めなくてはいけません。あまりにも生産しすぎると売れ残りが起こってしまいます。かといって、生産しなさすぎると十分な量を供給できなくなって機会損失を起こしてしまいます。

生産管理機能では、どれだけ生産するのかの計画から、BOM(部品表)の管理、予算管理や手配や原価の管理を行います。生産管理に特化した独立したシステムもありますが、いずれにせよ後述する販売管理と連携しながら、生産計画を策定し、生産を実行に移していく必要があります。何がいつ売れる予定なのか、いつまでに納品しないとならないのかなどの販売に関する情報なくしては生産管理はできないからです。

エクセルなどを駆使して販売管理を行うことは不可能ではありませんが、様々なデータと連携し、大勢が関わる業務になるので、どうしてもエクセルでは生産管理業務は煩雑になってしまいます。必要な各種データと連携し、一元管理可能な販売管理機能があれば、効率的に生産管理を行うことが可能です。

販売管理

販売管理は、商品を販売する際に必要となる機能です。BtoBの場合、商品を販売する際には必ず見積書を提出します。その見積書は販売管理機能から出力されるのですが、見積書を作成するには、商品情報、価格情報、在庫情報などの情報が必要となります。そういった情報も販売管理機能で管理されています。

自社が顧客に販売する直接の業務だけでなく、販売に必要な購買・調達も販売管理機能で管理することができます。何をいくらでどれくらいで仕入れて、いくらでどれくらい販売したかということが管理できるので、後述する売上の管理や会計管理とも連携し、業務を効率化します。

また、出した見積に対して注文が入った後の処理も販売管理機能で実施します。実際に注文を受けた場合、見積情報をもとにして受注情報を自動で作成し、注文請書などの受注業務に必要な各種帳票の作成なども販売管理機能で行うことが可能です。

受注後の売上データの管理も販売管理の機能です。売上の一覧を作成したり、分析したり、請求書などの必要な書類を作成することもできます。

このように企業が販売活動を行うのに必要な機能がまとまっているのが、販売管理機能です。

在庫管理

商品の注文を受けたとき、その商品の在庫がなくては相手に売ることができません。倉庫で商品の在庫を管理していたとして、注文を受けるたびに直接倉庫に足を運んで、在庫があるかを確認することはあまりにも非効率です。

在庫管理をシステム化することで、在庫情報を効率的に管理することができるようになります。どの商品が、どれくらい、どこにあるのかを素早く把握することができます。在庫管理機能は販売管理機能と連携し、受注のタイミングで在庫を引き当てたりすることも可能です。

また在庫があるということは入庫があるということです。販売管理の調達管理機能と連携し、何の商品が、どこから、いつ、どれくらい入荷されるかを把握し、検品作業を効率的に進めることも可能です。その都度、販売管理から入荷予定の一覧を出力し、印刷した一覧でチェックし検品作業をし、納品された商品をどこの棚に置いたかをまた在庫管理システムに入力する、なんて運用は非効率です。ハンディターミナルなどを利用し、効率的に検品、補完を進めることも在庫管理機能では可能です。

一方、入庫してばかりではなく、在庫は調整することも大切です。売れ残りをずっと保管しているわけにはいきません。それを防ぐために、適切なタイミングで在庫を償却しなくてはならず、その際にも基幹システムは利用されます。

他にも棚卸しの際にも在庫管理機能は活躍します。非常に活躍の幅は広いのです。

会計管理

会計管理とは、会計部門や経理部門において欠かせないシステムです。今や会計管理ができるシステムがなければ、会計部門や経理部門は業務が成り立たないと言ってもよいでしょう。

会計部門や経理部門において基本となる業務に帳簿作成があります。どんな企業の会計部門や経理部門でも帳簿作成は行なっているものでしょう。帳簿というのは、いわば家庭における家計簿のようなものです。どれだけのお金を使い、どれだけのお金が入ってきたかを記録するために作成します。

こうしたものを手作業で作成することは、企業においては現実的ではありません。取引の量も個人とは比べ物になりませんが、必要な帳票は多岐に渡り、それぞれ手作業で転記することは現実的ではありません。ですので、会計業務に必要な機能が横断的に用意されている会見管理が必要となるのです。

また、会計管理機能はお金に関する情報がまとまっている機能になるので、経営に必要な各種情報を分析するためにも活用されます。支社別や部門別といったような、様々な切り口(セグメント)で情報を収集し、簡単に可視化することができます。

支払いに関する管理も会計機能で管理可能です。もし支払い期日までに取引先に支払いができなかったら、取引先の信頼を大きく損ねることになります。しかし、しっかりシステムで管理できていないと、どうしてもミスにつながりやすくなってしまいます。

お金の出入りを可視化し、健全な企業活動、経営を行うために会計管理機能は必要不可欠です。

人事管理

人事管理とは、企業の人事情報や組織情報、社員の給与計算などを行うことです。人事部にとって、人事システムは業務の根幹ともいえるでしょう。

人事システムに関しては、企業の人数が少ない場合はあまり必要ではないでしょう。基幹システムを利用しなくても、人力で十分管理ができるからです。しかし、数十人を超えてくるころから、人力での管理はほぼ不可能になってきます。

地方に支社ができた企業に関しては、人力で人事管理をすることはできません。したがって、人事管理機能も非常に重要といえるでしょう。

基幹システムのメリット

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基幹システムがどのような業務に関わっているかについて解説をしてきました。ここでは、具体的に基幹システムにどのようなメリットがあるのかについて解説をしていきます。

基幹業務の効率化

一番のメリットは業務効率化でしょう。先ほど述べた管理業務の多くは、基幹システムを導入することによって、業務効率化を図ることができます。人力で全ての業務を行なったとしても、時間や人手がいくらあっても足りません。

基幹システムの大きな目的である人力を自動に変えるというのは、業務の効率化のために行う必要があるのです。

経営状況の可視化

経営状況は可視化する必要があります。一般の社員が経営状況について確認する機会は少ないかもしれません。全社の売り上げや債務状況をチェックしないと、企業としてどのように業務を進めていけばいいのかという計画を立てることができません。

そこで必要になってくるのが経営状況の可視化です。必要な情報を必要な人に伝えるために、必要な要素です。

業務プロセスの改善

業務はなるべく標準化するのが望ましいです。同じ企業の社員が同じ業務を行なっているのに、成果物のクオリティが違うということがありますが、これは、社員がそれぞれ自分の考えで業務を行なっているからです。企業としては、あまり望ましくありません。

基幹システムを活用すれば、業務の順番やデータ入力といった属人化しがちな業務を標準化することが可能です。これによって、業務プロセスの改善につながり、品質にばらつきができることも少なくなります。

業務プロセスの改善は、品質を一定に保つために必要です。成果物の品質を一定に保つためには、基幹システムが欠かせないのです。

基幹システム導入時の注意点

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ここでは基幹システムを導入する際の注意点についてご紹介していきます。基幹システムは非常に便利ですが、どんなシステムでも導入すればいいというわけではありません。紹介する注意点を参考にして、効果的な基幹システムの導入を行いましょう。

企業規模に合う機能性

まずは、企業規模に見合った機能性を持つ基幹システムを導入しましょう。

例えば、社員の人数が十数人の企業において、人事管理に基幹システムを利用するのはあまり効果がありません。

しかし、販売管理や在庫管理に関しては、業務の効率化につながる部分が多いでしょう。このように、企業規模に適した機能を持つ基幹システムの導入が必要です。基幹システムの中には、非常に性能の優れたものもあります。

そのため、それらの機能を活用しなくては意味がありません。企業として有効に活用できる基幹システムを選びましょう。

オンプレミス型?orクラウド型?

基幹システムにはオンプレミス型とクラウド型があります。オンプレミス型とは、自社でサーバーを購入してそのサーバーに基幹システムをインストールすることで使用するタイプです。クラウド型とは、インターネット経由で基幹システムを使うタイプです。

オンプレミス型はカスタマイズ性が豊富なのですが、初期費用が多くかかります。クラウド型は初期費用が少ないですが、機能のカスタマイズができません。

それぞれにメリット、デメリットがあるので、比較して企業に適したものを選びましょう。

導入後のカスタマイズ性

先ほどもご紹介しましたが、オンプレミス型の場合は導入後に機能のカスタマイズが可能です。このカスタマイズ性ですが、基幹システムによって異なります。より多くの機能を付与したいと考えるのなら、カスタマイズ性に優れた基幹システムを選びましょう。

逆にシンプルなものでも問題ないのであれば、それほどカスタマイズ性は必要ありません。しかし、企業の売り上げが上がっていくと、基幹システムの充実は不可欠になります。将来のことも考えて、なるべくカスタマイズ性に富んだ基幹システムのほうがよいでしょう。

まとめ

基幹システムは企業で働くうえで欠かせません。日々の業務で何気なく利用していますが、それらは全て企業に適した基幹システムなのです。基幹システムがあるからこそ、社員の業務は必要以上の膨大になることがなく、安定した業績を手に入れることができるのです。

基幹システムの導入を検討している企業の方は、これらのメリットがあることを踏まえて、自社に合うものをお選びください。


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