企業の資産とは？
皆さんは企業における資産に関して正しく説明できますでしょうか？
土地・建物や現金など目に見えてかつ金額に換算できるものを資産と考えるのではないでしょうか？
しかし、資産とはそれだけではありません。少し難しい話になりますが、企業における資産とは、「用益潜在力」で金額として合理的に評価できるものと定義されます。
「用益潜在力」とは、財産価値がなくても利用価値があるものやなんらかの収益を期待できる支出なども資産とするという曖昧な概念になります。つまり、会社の有している現金や土地などの財産に加えて、会社が利益を得るために利用できる権利なども資産になるということです。
資産の種類：流動資産と固定資産
企業における資産にはいくつかの種類が存在します。
流動資産
流動資産とは、正常営業循環基準もしくは正常営業循環基準になくても1年以内に現金化が予定されているものを指します。正常営業循環基準とは、貸借対照表（B/S）において、正常な営業サイクル内にあるかどうかで、資産や負債を流動または固定のいずれかに分類する会計上の基準のことです。
つまり、棚卸在庫のように正常営業循環基準にある資産は、期間に関係なく流動資産に該当します。また、有価証券等などは１年以内に入金するものであれば流動資産に該当します。
固定資産
固定資産とは、長期間にわたって企業が保有する資産のことをいいます。備品一つをとっても長期で使用されるものは固定資産に該当します。対して、試用期間が1年に満たない場合には固定資産に該当せずに消耗品費となります。
固定資産には有形固定資産と無形固定資産が存在します。有形固定算とは具体的な形態を有するもので土地や建物、設備機械などのことです。それに対して無形固定資産とは特許権や営業権といった法律上の権利をいいます。
IT資産とコンプライアンス
今まで広義の意味での資産に関してご紹介しましたが、この章では特に「IT資産」に焦点を当てて資産管理をご紹介していきます。
IT資産は、サーバ、クライアントPC、ネットワーク機器、スマートフォン、タブレット、スキャナなど、ITシステムに関わる様々な機器を指します。加えて、各デバイスにインストールされているアプリケーションやOSといったソフトウェアも、IT資産の一部です。また、OSやアプリケーションを使用するための「ライセンス」もIT資産に含まれます。
これらのIT資産を管理するにあたって、皆さんはどのような管理を行っていますでしょうか？Excelで作成した台帳を使用している企業も多いのではないでしょうか？各ハードウェアがいつ購入されたものか、どこに配備されているか、減価償却など、ハードウェアに関する資産管理は徹底できていても、ソフトウェアやライセンスの管理まで行き届いている企業は多くはありません。
どのハードウェアに何のソフトウェアが入っていて、ライセンス使用許諾範囲などまで把握していないと、後々にコンプライアンス問題を引き起こすことがあります。コンプライアンスは「法令遵守」の意であり、内部統制(ガバナンス)を整えることはもちろん、ソフトウェアベンダーが定めるライセンス規定を守ることも、コンプライアンスの一種です。
例えばMicrosofが販売するOfficeライセンスは、パッケージ版ならインストール可能台数は2台までです。もし、従業員が社用のOfficeライセンスを不正にコピーして、私用デバイスにインストールしてしまうと、これは明らかなライセンス規定違反であり、場合によっては、高額な損害賠償に発展します。
このように、コンプライアンスとは単に法令を遵守するだけでなく、各ソフトウェアベンダーが定めるライセンス規定を守ることも重要です。
資産管理を怠ると何が起こるのか？
企業におけるIT資産以外の資産といえば、社用車や生産機械、あるいはオフィスにある備品などが「固定資産」として該当します。ちなみに、スキャナやプリンターなど、リースで導入している場合は「リース資産」に該当します。
これらの資産を正確に管理していないと、様々な問題が発生します。
資産の私物化
企業の資産がどこにあって、何のために使用されているのか。これを管理していないことで、資産の私物化という問題が発生します。生産機械や社用車といった大型の資産は私物化が難しくとも、オフィスにある備品やPCなどは、簡単に私物化できるものです。企業は従業員に対し、あくまで「ビジネス目的」で資産を貸与しているので、それらを管理せずに簡単に私物化される状態を作ってしまうと企業利益は大きく損なわれます。
資産が行方不明になる
資産の私物化によって起こるもう一つの弊害は「資産が行方不明になる」ということです。社員Aが使用していたはずなのに、いつの間にか無くなっている。社員Aに尋ねても「返却した」と回答するばかりで、一向に居場所がわからない。こうした資産の行方不明は、企業にとって損失です。社用自動車や生産機械といった大型の資産であっても、場所や移動先を確実に記帳しなければ、資産が行方不明になることがあります。
資産サイクルがわからない
固定資産もIT資産も「寿命」があります。たとえばITシステムは一般に、10年が寿命であり、その後はシステム刷新やアップグレードが必要とされています。このように、どんな資産にも寿命があるため、それに合わせた買い替えを行わなければビジネスが円滑に進みません。しかし、資産管理を適切に行っていない企業では、資産サイクルが把握できず、買い替えなど環境刷新が後手に回ってしまいがちです。
減価償却費が計算できなくなる
減価償却とは、資産購入時に全金額を会計処理するのではなく、耐用年数に合わせて少しずつ会計処理していく制度です。なぜ減価償却が重要かというと、企業の公正公平な情報開示のためには、資産の会計処理を少しずつ行っていくことがベストであるためです。しかし、資産管理が徹底されていないと、資産の減価償却費が不明になり、適切な会計処理が行えません。場合によっては監査が入り、是正勧告を受けることもあります。
資産管理を適切に行うためには？
固定資産やIT資産、これらを適切に管理し、コンプライアンスを維持するためには「資産管理システム」の導入が必要です。資産管理システムを導入することで、一般的には会計処理を含めた徹底した資産管理を実現することが可能です。資産管理を徹底するためには、経理担当者と現場の連携が必要となります。経理担当者は定期的に現物実査を行うことで、台帳と資産が一致しているかを確認します。このとき、現場と円滑なコミュニケーションが取れていれば、資産管理は大幅に効率化できます。
資産管理システムは、そうしたコミュニケーションを円滑にし、経理担当者と現場の橋渡し役であると言ってもいいでしょう。さらに、資産管理システムでは会計上重要な「減損会計」などにも対応しているので、正確な会計処理を実行することが可能です。
バックオフィス業務改善ならシステムインテグレータ
多くの企業で人手不足が大きな課題となっていますが、バックオフィス業務にはいまだに属人化した作業やアナログ業務が残っており、企業の成長と発展を阻む大きな壁となっています。
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まとめ
いかがでしたでしょうか？
資産管理を効率的かつ的確に行うためにはシステムが必要不可欠です。
国産ERPであるGRANDITでは、高度な資産管理機能を提供します。固定資産やリース資産などの会計処理に加えて使用部門や設置場所、コストに関する物件管理も可能です。また、税や会計基準などの法改正にも迅速に対応するため会計処理も含めた優れた資産管理業務をサポートします。もし、ご興味がございましたら弊社までお問い合わせください。
