システム開発の設計フェーズではさまざまなドキュメントが作成されますが、システムに搭載する機能をわかりやすくまとめた機能一覧表は、プロジェクト全般にわたって使用される重要なドキュメントです。機能一覧表の品質によって、関連する業務の質や効率も左右されるといっても過言ではありません。
当記事では、機能一覧表の概要・必要性・記載項目から、機能一覧表の書き方、機能一覧表を作成する際の課題、機能一覧表を含む各種ドキュメントの作成・管理のポイントまでをご紹介します。
機能一覧表の品質を高めたい方や、スムーズな作成を行いたい方、現状において課題を抱えている方は、ぜひ参考にしてみてください。
機能一覧表とは
機能一覧表とは、システム開発の対象となる機能を示し、システム開発の全体像・開発ボリュームを把握するためのドキュメントです。具体的には、業務一覧から導き出されたシステム化の要求範囲（システム化業務一覧）をもとに、システムの機能を洗い出して一覧表に整理したものを指します。
機能一覧表は、システム開発の基本設計フェーズにおける成果物の一種であり、各種成果物のなかでも重要性・必要性が高いドキュメントです。その必要性について、続けてご紹介します。
機能一覧表の必要性
機能一覧表はクライアントとプロジェクトの合意を得る際に使用されるため、完全な形ではなくとも見積もり・契約時に必須のドキュメントです。
また、機能一覧表は設計を進める過程で徐々に内容を充実させて、詳細設計や実際の開発を行う際には、システムの全容把握だけでなく作業担当の割当・進捗管理にも活用されます。
このように、機能一覧表は契約時・設計時・開発時とプロジェクトの各段階で必要となるため、非常に重要なドキュメントであることを知っておきましょう。
機能一覧表に必要な項目
機能一覧表に必要な項目は、ほかのドキュメントと同じく決まった様式がなく、会社の方針や開発プロジェクトによって異なります。そのため、ここでは比較的一般的な機能一覧表の記載項目として、弊社の作成した業務系システム開発ドキュメント標準フォーマット「DUNGEON」の項目を例に挙げてご紹介します。
以下は、実際に「DUNGEON」で作成した販売管理システムの機能一覧表のサンプルです。
出典：https://thinkit.co.jp/free/project/4/2/1.html
「DUNGEON」は、洗い出した機能一覧を分かりやすく整理するために、大分類（サブシステム）・中分類（機能分類）・各機能と上位のカテゴリからブレークダウンして記載する点が特徴です。
このような記載方法によって、機能一覧表を参照する際には、システム全体の機能構成や各機能のシステム内での位置づけを容易に把握できます。
一つひとつの機能については「入力」「照会」「帳票」「バッチ」のうち該当する処理にチェックを入れることで、各機能がどのような処理を行うのかが一目でわかるようになっています。補足説明が必要な機能については、内容欄に説明文を記述します。
「DUNGEON」は、比較的汎用性の高い機能一覧表のフォーマットであるため、機能一覧表の書き方で迷った際には、こちらをベースにしてみてもよいでしょう。
機能一覧表をExcelで作成する際の注意点
多くのシステム開発の現場では、機能一覧表を含む各種ドキュメントの作成に、WordやExcel等の汎用ツールが用いられています。汎用ツールは扱いやすくさまざまなドキュメントの作成に適用できますが、実際には業務効率化や管理が難しいという側面もあります。
ここでは、機能一覧表をExcelで作成する際に考えられる課題についてまとめます。汎用ツールの活用が当たり前となっている方は、特に気付きを得られるかもしれません。ぜひ確認してみてください。
フォーマットや作業の属人化
システム開発の各種ドキュメントの作成は、専門的な内容であるにも関わらず共通のフォーマット・作成ルールがないため、属人化が発生するという課題があります。属人化とは、作成者によって品質が異なり本人にしかわからない部分が出てくることです。
複数のメンバーで協業するシステム開発プロジェクトにおいては、属人化により情報共有やスムーズな作業が行えないことは、進捗を妨げる大きな要因となります。
特に汎用ツールを使用している場合は、使用する記号や記述方法について作成者に委ねられる部分が多く、属人化の傾向がより強くなるというデメリットがあります。
更新・変更の難しさ
汎用ツールを使って作成されたドキュメントは、設計内容に変更・更新などが生じた際、ファイルを更新した後にメンバーに再度共有する必要があるため、非常に手間がかかることがネックです。また、共有ミスや共有漏れが発生する可能性もあります。
特に、各種ドキュメントのなかでも機能一覧表は設計を進めながら内容を充実させていくことが多いため、変更・更新の頻度も高く、最新の情報を常時共有する難易度も高まります。
変更・更新された共有が不十分で、参考となるドキュメントがない場合は、実際の作業者は影響範囲を手作業で調べて修正を行わなければならず、余計な時間と労力がかかります。
システム開発は基本的に複数名のチームで進めるため、情報の変更・更新・共有がスムーズにできないことは大きなデメリットといえるでしょう。
セキュリティリスク
通常、Excelで作成したドキュメントは、メンバーに配布した後の管理を個々に委ねることになります。
そのため、ドキュメントを所有しているメンバーは、その気になればUSBデバイス等で簡単にデータを持ち出すことができてしまうのです。
悪意で持ち出されるケース以外にも、仕事を自宅に持ち帰った際に誤って情報漏洩事故が発生する可能性もあります。
主なリスク対策としてできることは情報セキュリティ教育の実施くらいしかないため、管理が難しく常に情報漏洩のリスクを抱えることも、汎用ツールが抱える課題の一つです。
機能一覧表を含む設計書の効率的な作成・管理方法
上述のような課題を解決して、機能一覧表を含むシステム開発の各種設計書・ドキュメントを効率的・合理的に作成・管理するためには、システム開発専用のツールを活用するのがおすすめです。
汎用ツールを活用したドキュメントの作成・管理と比べて、大幅な効率化・合理化を図ることができます。
ここでは、設計書作成支援ツールの概要とおすすめのシステム開発専用CADツールについてご紹介します。
設計書作成支援ツール（システム開発専用CADツール）とは
CADは「ComputerAidedDesign」の略で、コンピューターによる設計支援を意味します。CADツールとは、パソコン上で動作する設計・作図用のソフトウェアのことです。特定の分野に特化したCADツールを専用CAD、あらゆる分野で活用できるCADツールを汎用CADといいます。
もともとは機械系・建築系の設計・作図に多く用いられていましたが、作業効率や管理効率の高さから現在では図面が必要な多くの分野で活用されています。
近年では、システム開発の設計業務用に専門的な機能を備えたCADツールも登場しており、設計業務を大幅に効率化・合理化できることから広く普及しつつあります。
弊社も設計業務の課題解決を目標とした設計用CADツールを提供していますので、以下にご紹介します。
SI Object Browser Designer
弊社が開発した「SI Object Browser Designer」は、高機能・多機能で設計工程の設計効率および品質を向上するシステム設計専用CADツールです。導入事例も豊富にあり、多くの企業の設計工程を合理化・効率化してきた実績があります。
同ツールの主な特徴は以下のとおりです。
- 充実したテンプレート・設計支援機能によりスピーディーなドキュメントの作成が可能
- 専用フォームを用いて設計書の品質を標準化
- データベースで設計情報を一元管理し、ドキュメントの更新・共有・管理を合理化
「SI Object Browser Designer」であれば、機能一覧表や各種機能設計書を含む設計工程のさまざまなドキュメントを効率よく作成・管理できます。
現在の設計業務に課題を抱えている方や、より効率的・スピーディーに設計業務を行いたい方は、ぜひ「SI Object Browser Designer」の導入をご検討ください。
まとめ
機能一覧表および各種機能設計のドキュメントは、要件定義書に記載された機能要件を整理して明確化したものであるため、その種類は多岐にわたります。一般的にはExcelですべてを作成することが多いようですが、実際は業務効率・品質標準化・更新・管理などさまざまな面においてデメリットがあることをご説明しました。
機能設計の成果物の品質は、後の詳細設計や実際の開発工程にも大きな影響を与えるため、設計業務の合理化・効率化・標準化を実現できる専用のツールを活用することを強くおすすめします。
弊社では、システム開発の設計フェーズや設計書作成に関するお役立ち資料も無料で公開しています。設計業務の課題を抱えている方や、業務改善を考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。
