導入事例:豊通オフィスサービス株式会社様

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豊通オフィスサービス株式会社

「カスタマイズを行わない短期導入ですんなり稼働」

豊通オフィスサービス株式会社様 導入事例
豊通オフィスサービス株式会社について

豊通オフィスサービス株式会社は、豊田通商の総務・福利厚生業務の受託、売店、郵便物などの受発送、印刷業務など日々の仕事を下支えする総務業務のプロ集団です。

親会社の豊田通商が進めている“ダイバーシティ&インクルージョン”をいち早く具現化する子会社として、障がい者の雇用を積極的に進めています。

障がいのある社員でも業務をこなせる操作性を重視してGRANDITを選択

― まず最初に、障がい者の雇用が3割を超えているというのはすごいですね。

政府は「共生社会」実現の理念の下で障がい者雇用の推進施策を打ち出しており、民間企業の法定雇用率を2.0%に定めています。当社はこの理念に共感して豊田通商の特例子会社として障がい者雇用に積極的に取り組み、健常者と障がい者が共に活き活きと働ける環境を作っています。

― そんな御社にGRANDITを採用していただきました。導入までの経緯を教えてください。

検討を開始したのは2012年の夏ごろでした。当初は豊通グループで導入するERPを統一しようという構想もあったのですが、各子会社の規模も業態も異なっているので、無理に統一するよりも個別に最適なものを選ぶ方が良さそうだ。そんな見直しによって当社も独自に製品を探すことになったのです。

― 確かにグループの子会社といっても業種、業態、規模はまちまちなのが普通ですね。

最初に選定対象としたのは5製品でした。その中から先入先出法に対応できている3社を比較検討してGRANDITに決めさせていただきました。

― ありがとうございます。どのようなところを評価していただいたのでしょうか。

障がい者でも業務をこなせる操作性を重視してGRANDITを選択

1つはユーザーインターフェースです。エンターキーで操作できる、ファンクションキーが使える、画面をあれこれ切り替えずに入力できる、などGRANDITのきめ細やかな操作性は群を抜いていました。当社の場合、障がいのある社員も利用しますので、マウスを使って面倒な操作をしなくても使いこなせるGRANDITはとても魅力的でした。

もう1つは、カスタマイズをほとんどせずに導入できた点です。今回導入したのはGRANDITの基幹スイートという製品群で、会計、債権・債務、販売、調達・在庫が統合パックになったものですが、当社の業務を効率良く行うのに標準機能だけでカバーできました。業務に必要な機能がきちんとそろっている製品だったと言えると思います。

さらに付け加えて言えば、感覚的なものでしょうか。提案内容がしっかり当社の業務や実状を考えたものでしたし、この会社だったら最後まで面倒をみてくれるという信頼を感じました。

ほとんどカスタマイズなしで、短期間ですんなりと稼働できた

― お褒めの言葉をありがとうございます。それでは、すんなりと導入が決まったのですね。

実は親会社のIT部門から、当社の規模にとってGRANDITは大きすぎるのではという指摘を受けて、いろいろとやり取りがありました。要件定義の段階でコストや導入までの期間が膨れ上がるのではと心配してくれたのです。確かに一般的にはそう見えると思いますが、逆にGRANDITの機能が充実しているため、カスタマイズなしで導入できるとこちらは見ています。そこで、導入費用やランニングコストなど具体的に話しを詰めて、2013年2月に正式決定しました。実際にはカスタマイズなしで行けたので、良い判断をしたと思っています。

― ほとんどノンカスタマイズだったので、導入にかかった期間も短かったですね。

実は決定した後、本格的にプロジェクトがスタートするまでに時間がかかってしまいました。私たちも業務をやりながらの導入作業だったので、決算対応などで充分に時間を取ることが大変だったのです。結局、キックオフは8月になってからで、それから本格的に要件定義が始まりました。ただ、スタートしてからは順調にプロジェクトが進み、翌2014年1月初めには導入準備ができました。実際の期間は正味6ヶ月くらいだったと思います。

― そして2014年4月に本番稼働を迎えたわけですが、稼働はスムーズでしたでしょうか。

はい。事前に現地に出向いて、画面のハードコピーに説明を加えた資料でユーザー教育を行ったこともあって、大きなトラブルもなく垂直立ち上げに近いことができました。今回の導入の一番の目的は、ユーザーの負荷を下げるということです。前のシステムのどこに負担がかかっているかを見極めて、GRANDITでどうやってそれを解決するかを詰めて行きました。現場で求めていたものが、具体的な形になって提供されたということですんなり受け入れられたのだと思います。

作業負荷を軽減できて、ミスも少なくなった

― 具体的にどのような効果がありましたか。

作業負荷を軽減できて、ミスも少なくなった

一番大きいのは、現場の仕入や売上など日常業務と棚卸業務が大幅に時間短縮できたことです。以前のシステムは、仕入れから売上までが一気通貫ではなかったため、余計な作業が発生し、ミスを誘発する原因にもなっていました。GRANDITになって、各業務がきちんと統合し、バーコードリーダーなども活用したことで、作業効率が上がり、ミスも少なくなりました。

売店では毎月棚卸を行っているのですが、以前は月末にまとめてシステムに入力していたため2日半くらいかかっていました。GRANDITになってからは、毎日短時間でシステムに入力するようになり、作業が平準化できています。仕入と売上も日々チェックできるのでミスをすぐに発見できますし、請求作業も締めるだけで済むようになりました。

こうして時間短縮できた分、売店の営業時間を長くでき、お客様へのサービス向上につながりました。

障がい者雇用を掲げているからには、楽に作業できる環境を提供する

― 今後の展望をお聞かせください。

稼働して半年くらい経ったところで、ユーザーにヒアリングをしていくつか要望をもらっています。これからもユーザーの声を聞いて、もっともっと現場の負担を下げられるように、より改善・効率化をしていきたいと思っています。

今回、GRANDITを適用した業務以外も、徐々に効率化して行きたいと思います。障がい者の積極雇用を掲げているからには、その方々が使いやすい環境をきちんと作らなければなりません。まだまだ手作業で行っている業務も多く残っていますので、少しずつシステム化を図っていきたいと思っています。

― 最後に、当社の対応、サポートはいかがでしたでしょうか。忌憚のないご意見をお聞かせください。

当社はIT部門がなくて、業務と並行して導入を進めるためとても大変でした。そのあたりの事情を配慮してくれて、とても親身になって力を貸していただいたと思っています。
営業を含むプロジェクトメンバーも、すばらしかったです。質問をしても、持ち帰らずにすぐその場で回答したり、対応案を出してくれる。そのレスポンスの早さに安心感を覚えました。

― ありがとうございました。

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