販売管理とは?業務の基本から効率化するシステムまで徹底解説

 2021.04.23  株式会社システムインテグレータ

販売管理とは、企業の商品やサービスの販売活動を管理することを指します。営利企業は販売活動を行うことで利益を享受し、その多くは企業活動資金の大部分を担っていますので、企業活動において販売は非常に重要な活動です。

また、販売には商品やサービス、顧客などの多くの情報が関わり、注文書や請求書等の書類作成、出荷作業などの業務も多く発生します。場合によっては、複数部門をまたがって業務を行う必要があるため、規模の大きい企業ほど業務が複雑になっていきます。

そのため、企業において販売活動の管理を行うことは非常に重要な業務と考えられます。では、販売管理とはどのような業務が必要なのでしょうか。今回は販売管理について解説します。

販売管理とは?

Businessman pointing at whiteboard during a meeting in front of attentive colleagues販売管理とは大まかに説明すると、商品の販売に関する「お金の流れ」と「物の流れ」を管理することです。企業の規模や業種によって管理する内容や業務は異なりますが、基本的なことは共通しています。今回は共通している内容をご紹介いたします。

販売管理で管理するものとは

それでは「お金の流れ」と「物の流れ」についてそれぞれ説明致します。

お金の流れ

お金の流れとは、商品やサービスの提供に関する、すべてのお金の管理を含んでいます。
また、お金の流れは「お金を貰う業務」と「お金を支払う業務」の2つに大別することができます。

「お金をもらう業務」とは商品を売り上げた後、その売上の請求管理をすることを指します。受注後、売上請求(請求業務)を行い、その通りのお金が入金されたのかを管理(回収業務)します。
「お金を支払う業務」とは主に商品を販売するための仕入を行った際の支払のことです。仕入先の期日に対して遅れることなく、支払ができているのか等を管理(支払業務)します。

このようにお金の流れの管理とは請求業務、回収業務、支払業務等を管理することを指します。

物の流れ

「物の流れ」とは、お客様に提供するための商品やサービスの動きのことです。企業はお客様から注文を受け(受注業務)、商品やサービスを出荷、提供(出荷業務)します。
また、すぐに商品等を出荷するためには、あらかじめ商品を仕入先に対して発注(発注業務)し、在庫を確保・管理(在庫業務)しておく必要があります。

このように物の流れとは、受注業務・出荷業務・発注業務・在庫業務等を管理することを指します。

では、販売管理を行う目的は何があるのでしょうか。

販売管理を行う目的

販売管理を行う目的は、大きく「業務管理」「収益の向上」「顧客満足度の向上」の3つがあります。

  • 業務管理
    受注日や納品日、在庫数、業務の流れ等の情報を可視化し、管理することで、納期の遅れや業務のミス等を防ぐことができます。また、問題点等も洗い出すことで、業務の改善にもつなげることができます。
  • 収益の向上
    お金の流れを管理することで、顧客ごとの売上実績等を可視化し、業務の分析及び改善につなげることができます。また、物の流れを管理し、無駄な在庫を減らし、保管にかかるコストを削減することも可能です。
  • 顧客満足度向上
    業務改善によるスピーディな対応や業務のミスをなくすことにより、顧客との信頼関係を構築することで結果的に顧客満足度向上につなぐことができます。
では、販売管理を行うためにはどのようなプロセスがあるのでしょうか。

販売管理のプロセス

Cogwheel Gear Mechanism Icon on Blue Arrow on a Grey Background.販売管理のプロセスは受注管理、出荷管理、請求管理、仕入管理、在庫管理をすることです。
それらの情報を統合的に管理することで、業務の質向上や収益の向上につながります。では、具体的にその内容を見ていきましょう。

受注管理

受注管理では顧客への提案から受注の締結までを管理します。販売管理の入り口ともいえる部分です。
では、業務の流れに沿ってご説明致します。

見積

得意先又は新規顧客に対して提案するため、商品の金額、数量、納期を記載し、見積書を作成します。
顧客はその見積書を受領してどの会社と取引を行うのか決定するため、必要に応じて複数回作成をすることもあります。どの見積で受注が決定したのかを管理することが重要になります。

受注

顧客との取引が決定した場合、受注業務を行います。まず得意先から注文書等の注文依頼を受領し、その内容に基づいて受注伝票を作成します。
必要に応じて、受注を了承したことを得意先に伝えるため、注文請書を送付します。

受注管理の課題

昨今ではEDI連携などによるWEB受発注も増えていますが、メール・FAXで行っている場合、システムへ入力する手間が多く発生してしまうことが課題です。
このような入力の手間は、業務の非効率を生んでしまう原因になります。また、手入力はミスの原因にもつながります。

出荷管理

出荷管理では、得意先への商品発送から納品までを管理します。また、出荷又は納品のタイミングで売上計上を行います。得意先の希望納期等の要望に対応して遅れることなく出荷を行うことが重要です。

では、業務の流れに沿ってご説明致します。

出荷

営業担当と出荷担当が分かれている場合、営業担当が出荷指示書等を作成し、出荷担当に出荷指示をします。その内容を基に出荷担当が出荷作業を行います。
出荷担当は先方の希望納期までに得意先へ納品できるように、出荷準備を行います。それぞれの納品場所や指定の荷姿に合わせて、配送手配や納品書等の必要書類を作成し出荷を行います。

納品

商品を取引先に引き渡します。引き渡しの方法は、配送業者に依頼をして郵送することが一般的です。
顧客には商品の引き渡しとともに納品書等を確認してもらい、受領書にサインをもらいます。納品の確認については、配送業者の荷物追跡サービスやメール報告などにて確認を行います。

売上計上

売上計上基準(売上計上のタイミング)は会社の管理方法によって異なります。
売上計上基準でよく用いられるものは「出荷基準」「着荷基準」「検収基準」です。

  • 出荷基準
    出荷した日を基準に売上計上することを指します。継続的に定型商品を出荷する場合に多く用いられている方法です。
  • 着荷基準
    納品した日、引き渡した日を基準に売上計上することを指します。一番ポピュラーな考え方です。
  • 検収基準
    得意先が商品を検収した日を基準に売上計上することを指します。商品の品質を重視する場合に採用される方法です。

ただし、2021年4月から収益認識基準が適用され、今後は「履行義務の充足に基づいて売上計上する」、つまり取引先に商品を届けるという履行義務を充足してから売上計上する必要があります。
そのため、収益認識基準の強制適用の対象企業は「着荷基準」「検収基準」で売上計上することになります。

出荷管理の課題

全て出荷する商品の確認から出荷作業まで紙・手作業で行っている場合、そもそも作業負荷が高いことが課題として挙げられます。
また、営業担当は受注した商品が問題なく出荷されているか確認するのに時間がかかってしまいます。

請求管理

売り上げた取引に対して請求を行う業務です。当たり前ですが、せっかく売り上げても代金を回収できないとただ損をすることになってしまうので、収益を確保するという点において非常に重要な業務になります。では、業務の手順に沿ってご説明致します。

請求

まず、得意先に対して売上代金を請求します。売上代金の請求には2種類あります。「取引の都度請求を行う方法」と「一定期間(1か月毎等)の取引の売上代金をまとめて請求を行う方法」です。
また、得意先ごとに取引内容や取引条件、請求締め日等があるため、その内容を請求書に記載することが必要です。その内容を記載の上、請求書を発行し、得意先に対して送付します。

回収

得意先に送付した請求書の内容に従って、入金が行われます。
入金は現金、銀行振込、手形等いくつか方法はありますが、一般的には銀行振込による入金です。入金後、経理担当はその入金金額と売上金額が一致しているかどうか確認を行います。特に問題がなければ入金伝票を作成し、仕訳を行います。
また、過去の取引と入金金額を確認し、どの取引に対して入金があったのか確認を行います。この作業は消込といいます。

請求管理の課題

請求の課題は得意先ごとに異なる指定の請求書があることです。
それぞれのフォーマットで作成する必要があるため、管理が複雑になり、請求書を発行するだけでもかなりの労力がかかってしまいます。

仕入管理

小売業や商社は商品の販売をするため、商品を仕入れる必要があります。
その業務を仕入管理と呼びます。仕入担当者にとって重要なのは、会社の販売活動が円滑に遂行されるように、物品やサービスを必要なとき必要な量を仕入れることです。

では、業務の手順に沿って説明致します。

見積

営業担当や製造担当から購買部門に対して発注の依頼を行います。その際、購買部門ではコストを抑えるべく、複数業者に見積依頼を出し、コストや納期を考慮して仕入先を選定します。繰返し発注している商品の場合、仕入先が決まっていることが多いため、見積を依頼しないこともあります。

発注

納期や価格など一番条件に合った仕入先に対して発注を行います。
購買担当者は注文書を発行し、仕入先に対して送付をします。昨今はシステム上での依頼やEDIデータ連携により、まとめて発注を行うことが増えてきています。
また、在庫を持っている場合、いつ発注するかルールを決めていることがあります。ここでは代表的な2つについて、ご説明いたします。

  • 定期発注点方式
    「毎週1回」「月に1回」など、決められた発注間隔で必要な発注数量を計算して発注する方式です。
  • 定量発注点方式
    ある一定の数量より在庫が少なくなると必要数量を発注する方式です。

以上のように取り扱う商品に応じて、適切な発注方式で発注を行う必要があります。

入荷・検品

発注した商品が手元に届いたタイミングで入荷・検収処理を行います。
検収時は到着した商品数や欠損等が無いか確認を行います。何か問題があった場合、返品処理を行う必要があります。
検収が完了したら検収書等を作成し、仕入先に対して検収完了の報告を行います。

支払い

発注した商品に対する支払いを実施します。支払いも請求と同様に「取引の都度請求を行う方法」と「一定期間(1か月毎等)の取引の売上代金をまとめて請求を行う方法」があります。
その仕入先ごとに合わせて支払業務を行います。

仕入管理の課題

冒頭で説明したように、仕入管理は会社の販売活動が円滑に遂行されるように、物品やサービスを必要なとき必要な量を仕入れることが重要です。
そのため、受注状況や在庫状況を常に把握しておく必要があります。もし、リアルタイムで把握できていない場合、欠品を出してしまい顧客の納期に間に合わない、または無駄な発注により過剰在庫が発生し保管のために無駄なコストがかかってしまうといった可能性もあるので、いかにそれを防ぐのかが課題となります。

在庫管理

在庫管理とは、商品など、必要な量を、必要な場所へ、必要なときに供給できるように一定量の在庫を抱え、それを管理することを言います。
在庫管理は、仕入れや売上、様々なものに直結しますので正確な情報をリアルタイムに把握できることが重要です。

受払

仕入や出荷によって行われる、商品の在庫の入庫や出庫を管理し、商品ごとの単価・数量・金額も併せて管理します。
複数倉庫がある場合は、倉庫ごと・倉庫全体の出入庫の管理も必要になります。

実地棚卸

在庫管理表等で在庫を管理していたとしても、記入漏れや入力ミス、紛失などで、実数量と記録上の数量に差異が出る可能性があるため、定期的に在庫の実数量を確認し、必要に応じて在庫管理表の情報を修正します。
手順としては、在庫管理表から「棚卸準備表」を作成し、倉庫にある在庫との差異を確認します。その差異が確認できましたら、その内容に応じて記録上の数量を修正します。

在庫管理の課題

在庫管理は、顧客にスムーズに商品・サービスを提供するため、必要な量を適切な場所に保管・供給する必要があります。そのため、自社の在庫がいくつあるのかは、いつでもすぐに確認できる体制を整えることが重要です。その体制を整えないと、在庫切れや過剰在庫が発生し、無駄なコストをかけてしまう可能性があります。
また、実地棚卸についても、在庫を抱えている場合、相当数の確認が必要になることがほとんどです。手作業で行っている場合、相当数のコストがかかるうえ、ミスが発生してしまう可能性ももちろんあります。在庫管理は記録と実数量の差異を無くすことが非常に重要なので、いかに効率よくミスなく確認を行うかが重要になります。

販売管理システムとは

business documents on office table with smart phone and digital tablet and stylus and two colleagues discussing data in the background販売管理システムとは、その名前の通り、販売に関わる業務を一元管理するシステムです。
先ほどご紹介した販売管理業務に関わるデータを統合的に管理し、可視化することで業務改善や効率の向上につなげることが可能です。

販売管理システムの機能

それでは、それぞれの機能についてご説明致します。

受注管理機能

見積、受注を行う機能です。また、そのシステムに入力したデータを基に帳票の出力を行うことができます。
「過去の見積データを引用する」「見積データを用いて受注伝票を作成する」「受注伝票を基に出荷依頼をする」等、データを連携することで2重入力や業務の無駄を削減できます。
また、EDI連携などによるWEB受発注を利用することで、容易に一括で受注データを作成できるため、効率的に受注業務を行うことができます。

出荷管理機能

受注内容を基に営業担当から出荷担当に対して出荷依頼をし、出荷した実績を記録する機能です。出荷担当者はハンディターミナル等を利用することで、出荷する商品の確認作業なども効率化することができます。
また、営業担当者もシステムで出荷状況等を確認できるため、顧客から出荷状況の問合せがあった場合もすぐに状況報告をすることができます。

請求管理機能

代金の請求から回収、消込までを管理する機能です。請求に関しては、受注データを引用し、請求書を作成することで業務の効率化を図ることができます。
また、各社の請求書のフォーマットに指定がある場合、事前にシステムに登録しておくことで容易に適切なフォーマットでの作成が可能になります。
得意先への送付方法も紙だけでなく、PDF等のデータ、電子帳簿システム等を利用することで、ペーパレス化を実現することができます。

仕入管理機能

商品の見積から発注、仕入まで管理を行う機能です。販売管理システムを活用することで、タイムリーに自社の今後出荷予定の商品数や自社の在庫状況を確認することができるため、仕入れるべき商品をすぐに把握することができます。
また、定点発注や定量発注のタイミングをシステムに管理することで、在庫切れを防ぐことも可能です。

在庫管理機能

自社の在庫を「倉庫別」「会社全体」などで管理を行う機能です。受注管理、仕入管理と連動させることで、在庫切れや過剰在庫を発生させることなく、効率的な販売業務を実現できます。
また、棚卸についても、ハンディターミナルなどを利用することで確認作業のミスなどを減少させることができます。

販売管理システムの紹介

Handsome person holding hologram screen displaying modern cloud based web system technologyこのように、販売管理システムを導入することで販売に関する業務の無駄や課題を解決することができます。
では、販売管理システムはどのようなシステムがあるのでしょうか。
まず、システムをご紹介する前にシステムの比較ポイントについてご説明致します。

比較のポイント

まず比較のポイントについては大きく2つだと考えます。
1つ目は、業種・業態に適しているかです。販売管理システムでは汎用的なものから、特定の業界・業種に特化した製品まであります。例えば食品業界の賞味期限の管理など、その業界の特有の管理がある場合、自社の業務に適したシステムを選定することで、無駄なコストを抑えることが可能です。特有の業務がない場合、汎用的なシステムを選んでもいいかもしれません。

2つ目は自社の規模や業務範囲に適しているかです。自社のスケールにあっていないシステムの場合や利用しない業務範囲が含まれているシステムの場合、使わない機能が多くあり、無駄なコストが発生してしまう可能性が高いです。自社の業務要件などを整理してシステムの選定を行う必要があります。
もし自社の要件に当てはまらない場合、カスタマイズや、他システムとの連動を検討するべきだと思います。

販売管理システムの例

では、代表的な販売管理システムをご紹介いたします。

楽楽販売

株式会社ラクスが提供する販売管理システムです。カスタマイズ性が高く、低コストでのスモールスタートもできることが特徴です。
https://www.rakurakuhanbai.jp/

アラジンオフィス

株式会社アイルが提供する導入社数5000社を超える販売管理システムです。小売、食品、製造など業種特化のパッケージを複数備えていることが大きな特徴です。
https://aladdin-office.com/

楽商

株式会社日本システムテクノロジーが提供する販売管理システムです。16種類の業種向けのパッケージを備えています。
https://www.rakusyo.jp/

弥生販売

弥生株式会社が提供する販売管理システムです。豊富な機能がパッケージで備わっており、低コストで導入できることが特徴です。
https://www.yayoi-kk.co.jp/products/dealing/

WorkVision

株式会社WorkVisionが提供する卸売業や製造業に特化した販売管理システムです。機械器具、建設資材、電子部品、食品の卸売業・製造業の導入実績が豊富です。
https://workvision.net/hanbaikanri/

懐刀

株式会社三友が提供する食品業界に特化した販売管理システムです。食品業界ならではの「特売管理」「受注から出荷までの短いリードタイム」等に標準対応したシステムです。
https://futokoro.san-yu.co.jp/

ApaRevo

株式会社大塚商会が提供するアパレル業界に特化した販売管理システムです。ファッションビジネスの根幹となる正確な在庫管理をリアルタイムで把握することができます。
https://www.otsuka-shokai.co.jp/erpnavi/product/aparevo/

ERPの販売管理機能

top view of businessman hand working with modern technology and digital layer effect as business strategy concept-2-1ERPとは

ERPとは、Enterprise Resource Planning(企業資源計画)の略で、企業経営の基本となる資源要素(ヒト・モノ・カネ・情報)を適切に分配し有効活用する計画=考え方を意味します。
日本語では、統合基幹業務システムといい、「販売・調達・会計・人事・生産」といった業務に必要な機能を一元管理するITシステムを指します。
そのため、先ほどご紹介した販売管理だけでなく、企業経営の基盤となる情報をすべて管理することができます。

ERPに関してはこちらの記事でも詳しく紹介していますので、併せてご覧ください。
クラウドERP とは?メリットや導入ポイントを徹底解説

ERPの販売管理機能と販売管理システムの差

ERPとして導入する販売管理システムと、単体導入の販売管理システムの違いは、その他の業務システムとの連携にあります。
ERPでは複数の業務システムが予め連携されているため、一ヵ所で入力されたデータが業務全体に反映されます。BIなどを利用してデータを分析する場合も、より多くのデータから分析を行うことができます。

メリットとデメリット

それでは、ERPの販売管理と販売管理システム単体のメリットデメリットについてみていきましょう。

ERPの販売管理のメリット、デメリット

ERPの販売管理のメリットは、先ほども紹介したように、データを統合的に管理できる点です。販売だけでなく、生産・工事などの情報も統合管理することで、多くの情報を管理、参照できるようになります。
また、販売・生産・工事等の業務ごとにシステムが分かれず、1つのシステムで統合管理できるため、システム構成がスリムになります。

デメリットは、業界特有の業務に対応できない場合が多いことです。ERPの多くはパッケージ化されているため、機能は企業の標準的なものが多いです。そのため、業務に完全にフィットさせる場合、カスタマイズ等が必要になる可能性があります。
また、導入費用等も比較的に高くなります。

販売管理システムのメリット、デメリット

販売管理システム単体で導入するメリットは、業種特化の対応をしやすい点です。業界特有の機能がある場合、それに適応したシステムを導入することでカスタマイズ費用を抑え、低コストで導入することができます。

デメリットは、システムが部分最適になってしまう可能性があることです。販売管理に特化しているため、その他の業務は別システムにて管理する必要があります。そのため、複数システムを各業務で使い分ける必要があり、入力負荷が高くなってします可能性があります。
また、業務分析を行う場合も、各システムからデータを集める必要があるため、ERPに比べると多少負荷がかかります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。販売管理は企業経営を根底から支える業務だからこそ、ミスの防止や業務改善推進のためシステム化が非常に重要です。
ただ、そのシステム化についてもどこまで行いたいのか等の整理が必要です。販売管理のみシステム化したいのなら、販売管理システム単体を検討してみてはいかがでしょうか。販売管理だけでなく、会社の情報を統合管理したい場合、ERPの検討をしてみてもいいかもしれません。

また、自社の販売管理に課題を感じているのであれば、販売管理システムのリプレイス並びにERPの導入をぜひご検討ください。


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