販売管理とは?

 2017.12.13  株式会社システムインテグレータ

自社の商品やサービスを販売し、売上や利益を得ることは経営の中心であり、目的でもあります。販売管理は、そうした販売業務の情報を管理し、効率良く業務を遂行するための管理業務です。今回は、その販売管理について詳しく解説していきたいと思います。

販売管理とは?

販売管理の基本は、「何を(What)」、「誰に(Who)」、「いつ(When)」、「どこで(Where)」、「どれくらい(How many)」、「いくらで(How much)」販売したか、という情報を管理することです。

この基本に対し必要に応じて、「なぜ(Why)」、「どのように(How)」販売したかという情報も管理します。

販売業務には基本的な流れが存在し、それらを適切に管理するシステムが販売管理システムです。販売管理システムは、見積から受注、出荷、納品、検収、請求、入金などを網羅的に管理することで業務の効率化を図ります。


企業の販売管理業務における課題とは?

「商品やサービスを売る」という販売行為では、見積書を作って提出したり、お客様からの注文情報を管理したり、商品を出荷して売上を管理することが主な業務になります。それではシステムを利用しない場合の販売管理業務が抱える課題とは何でしょうか?


・課題1.取引先ごとに見積書や請求書が異なる場合、管理が複雑になる

販売には必ず「見積書発行」や「請求書発行」という業務が発生します。

これらは、取引先のフォーマットに従うケースが多いため、取引先ごとに見積書や請求書が異なるという問題があります。その結果、管理が複雑になり、見積書や請求書を発行するだけでもかなりの労力がかかってしまいます。


・課題2.メール・FAXによる受注は、システムへ入力する手間が多い

近年、受注のオンライン化が進んでいるものの、メールやFAXによる受注を行っている企業もまだまだ多いでしょう。そうした企業の場合、受注内容を 手入力でシステムに登録する必要があります。このような入力の手間は、業務の非効率を生んでしまう原因になります。


・課題3.入力作業が多くなることでミスが発生しやすい

確率論の問題ですが、データの入力作業が多くなるほど、入力ミスが発生しやすくなります。見積や受注の情報は、それ以降の処理に引継がれますので、売上の会計処理や債権の計上処理で問題が発生したり、決算時に発覚するなど多くの手戻りが発生します。

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・課題4.販売情報を一元管理できず、販売計画が立てにくい

Excelなどで販売情報を管理している場合、販売情報が各所に点在してしまって一元管理ができないことが多々あります。さらに、手作業で管理するとなると、これもまた手間がかかる作業なので非効率です。こうした環境では、販売情報を販売計画などに反映できず、経験や勘に頼った営業活動や経営判断を行ってしまいがちです。


・課題5.取引先によって契約期間が違う

Webサービスの無形商材などの場合では、取引先によって契約期間やサービス利用期限が異なるケースも多いと思います。これらを手作業で管理すると、管理する情報が多く煩雑であるため、トラブルの発生リスクが高まります。


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・課題6.繰返しの販売処理を自動化できない

定期的な受注がある取引先の場合、同じ処理を反復継続して行うことになります。これらの処理を自動化できれば、大幅な業務効率の向上に繋がります。このような定期的な処理は、通常機械的で事務的なものが多いので、自動化が簡単に行えるものになります。量が多く繰り返す作業ではミスが発生する確率も高くなります。


このように、システム化されていない販売管理業務には様々な課題が考えられます。そして、これらの課題は「販売管理システム」の導入で解決されます。


販売管理システムの役割

今では、販売管理システムは「導入していて当たり前」という時代となっています。販売管理には先に紹介したような、多数の課題があるため、それらを解決するためには、やはりシステム化が鍵となります。

販売管理システムが、ビジネスにおいて担っている役割は「正確な情報管理」と「業務効率の向上」です。例えば、取引先ごとに請求書フォーマットが異なるという課題に対して、販売管理システムは顧客情報に取引先ごとのフォーマットを紐づけて管理します。

取引先から注文を受けた場合、その取引先の情報に紐づけて請求書フォーマットが管理されているため、担当者は迷わず正確な請求書フォーマットを発行できるでしょう。

販売情報が正確に管理できないという課題に対しては、システム化することで、取引ごとのモノの流れを把握しつつ、販売情報の一元管理を実現します。

また、経理業務においては、その情報一元管理によって、受注の状況や請求、入金の確認などを情報(取引)のトレーサビリティ(追跡)ができるようになるため、販売管理業務だけでなく経理業務もスムーズに遂行できます。

このように、販売管理システムは「正確な情報管理」と「業務効率の向上」に必要不可欠な存在なのです。


ERPとしての販売管理システムとは

すべての企業にとって、販売管理は経営上欠かせない「基幹業務」ですので、販売管理システムは基幹システムの核ということになります。そして、ほとんどのERPには販売管理システムが包含されています。

ERPとして導入する販売管理システムと、単体導入の販売管理システムの違いは、その他の業務システムとの連携にあります。ERPでは複数の業務システムが予め連携されているため、一ヵ所で入力されたデータが業務全体に反映されます。

販売管理システムに、商品の在庫管理や仕入時の購買履歴なども統合すれば、さらなる全社的な作業の効率化やコスト削減も可能になります。


まとめ

販売管理は経営を根底から支える業務だからこそ、システム化が大切です。適切な販売管理システムの導入は、生産管理や仕入管理、在庫管理、財務会計とも密接に関わっており、企業の生産性向上を握る鍵といえます。

現在、自社の販売管理に課題を感じているのであれば、販売管理システム並びにERPの導入をぜひご検討ください。システム化にかかるコストよりも導入後に得られるメリットの方がきっと大きいはずです。

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