販売管理システムとは?基本機能やメリット、おすすめシステムをご紹介!

 2021.06.30  株式会社システムインテグレータ

商品をお客様に販売するには、何を販売するのか、誰に販売するのか、代金の回収をどのように行うのかといった多くの工程が必要です。小規模な企業であれば、このような販売管理をアナログで対応できる場合もありますが、販売をより拡大するためには、システムの導入が欠かせません。

販売管理業務で主に活用されているのが、「販売管理システム」です。この記事では販売管理システムの基本機能や導入メリットについて解説します。

また、おすすめの販売管理システムも紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

販売管理業務についてはこちらの記事でも詳しくご紹介しております。

販売管理とは?業務の基本から効率化するシステムまで徹底解説

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販売管理システムとは?

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販売管理システムは、受注から納品までのお金と商品の流れを、適切にコントロールするためのシステムです。

商品を販売するにあたって発生する業務は多岐にわたり、見積・売上・請求・入金・支払などのお金に関するものから、受注・出荷・発注・仕入れ・在庫など、商品に関するものに大きく分けられます。それぞれの業務を手作業で管理するには時間もかかってしまううえにヒューマンエラーが起きる可能性もあります。正確かつ効率的な作業を行うために、販売管理システムが多くの企業で導入されているのです。

販売管理システムにできること

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続いて、販売管理システムができることを見ていきましょう。

販売管理

販売管理とは、お金の動きをコントロールすることです。

お金の管理は、ビジネスの基本であり、販売管理システムにおいても必要不可欠な要素です。具体的な機能の種類としては、受注管理・売上管理・見積管理・請求管理などが挙げられます。

販売管理システムであれば売上伝票や売上明細表といった帳票類の出力、統計データや売上情報への反映などのアクションを一貫して行えます。そのため収支の状況が可視化され、業務の質は向上するでしょう。

在庫管理

在庫管理とは、適切な在庫数を維持するために必要です。

スーパーやデパートなどの小売業を営んでいる企業の場合、できるだけ過不足のない状態に在庫を保たなければなりません。維持ができないと、在庫が不足することによる販売機会の損失や、在庫が余剰することによる利益の損失などが懸念されます。

そのため、商品の在庫状況のタイムリーな管理・確認は、欠かせない業務なのです。在庫管理に関連する販売管理システムの機能は、出荷指示の入力・在庫データの管理・データ検索などが搭載されています。

販売管理システムを活用すれば、企業の在庫管理に関する業務を効率化し、必要としている情報をいち早く探し出せます。

購買管理

購買管理は、原材料などの商品の仕入れに関連した管理のことを指します。仕入れは、在庫管理と同様に重要な業務で、商品を切らさないためにも最適化する必要があります。

また、見積・発注・支払などのお金のコントロールが、スムーズな業務運営の鍵を握っており、関連する情報の管理が必要です。

販売管理システムを活用すれば、店舗で売れ行きが好調な商品を把握して、最適なタイミングでの入荷処理まで行えます。仕入れに関連する情報が連動していて管理も実施できるため、無駄な動きも削減できるでしょう。

販売管理システムを導入するメリットは?

Hand drawn GOAL design word on front of business man feet as concept

さまざまな業務で活用できる販売管理システムは、幅広い企業で導入されています。それでは、販売管理システムを導入するメリットについても考えてみましょう。

業務効率化

販売管理システムを導入することで、業務効率化を実現できます。

アナログな手法と対比して考えると違いは明白ですが、システム化されていない状態で販売管理や在庫管理などを行うことは非効率的です。確認作業には手間がかかり、ヒューマンエラーの発生リスクも考えると時間はいくらあっても足りません。

しかし、販売管理システムであれば、さまざまな業務を自動化することが可能です。今まで手入力していた情報も最低限の入力作業で済み、データはリアルタイムで自動反映されます。

販売データの一元管理

販売管理システムを導入することで、販売データの一元管理が実現できます。

販売管理を手作業で行っている場合や、各管理を独立したシステムで管理している場合、販売情報は社内に分散しており、管理方法もなかなか統一されません。売上や販売データを営業担当者ごとに運用を任せている企業も少なくないでしょう。

システムを活用することでデータ運用の属人化を防止でき、業務品質の均一化や人為的なミスの早期発見なども期待できます。

販売データの有効活用

販売管理システムで、さまざまなデータをまとめて管理できるようになると、そのデータを有効活用しやすくなります。

例えば、販売データの分析を通じて、売れ行きが好調な商品・在庫の多い商品・お客様の購買傾向などが見えてきます。そして、販売データの規則性や相関関係を発見できれば、販売戦略の立案や新商品の開発などにも活かせるでしょう。

貴重な販売データを社内でただ眠らせておくのではなく、販売管理システムを導入して有効に活用してください。

販売管理システムの種類

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続いては、販売管理システムの種類について解説します。それぞれの特徴を確認しておきましょう。

クラウド型

クラウド型は、デバイスへのインストールなどの手間が必要なく、初期コストもほとんど発生しないことが特徴です。基本的に、月額料金でサービス提供されるものが多く、システムの運用・管理業務も発生しません。

また、インターネット環境下であれば、どこでも・いつでも利用できるメリットがあります。特に、テレワークが浸透した現在、この点は大きなポイントとなるでしょう。

ただし、機能面においてややカスタマイズ性に乏しい場合があること、オフライン環境では利用できないことには注意してください。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社で用意したサーバーへソフトウェアをインストールして利用する形態となります。近年、クラウド型のニーズは高まっていますが、オンプレミス型のシステムは大規模環境に適しており、自由度の高いカスタマイズ性が魅力だといえるでしょう。

また、自社サーバーを使用するためセキュリティも強固で、機密性の高いデータの取り扱いにも安心です。

ただし、導入費用やランニングコストは、高くなる傾向にあります。自社でサーバーを用意したり、システムを利用できる環境を整えたりと、導入ハードルが高い点が障壁となるでしょう。

パッケージ型

パッケージ型とは、メーカーが販売するソフトウェアを購入し、パソコンにインストールして利用するタイプです。

例えば、Microsoft Officeなどと同様で、購入したソフトウェアをインストールすると、面倒な設定などをせずにサービスを利用開始できます。導入実績が豊富なサービスも多く、安心して導入できる点もパッケージ型のメリットです。

ただし、機能については販売されている仕様に基本的に従う必要があるため、カスタマイズしたい方や運用後の拡張性を重視される方はよく検討しましょう。

サブスクリプション型

サブスクリプション型は、定額料金の支払いで一定期間システムを使用できるサービスです。

サブスクリプションは定期購読という意味の言葉で、1ヶ月や半年、1年などの単位で料金を支払うことでサービスを利用できます。システム導入までがスピーディで導入コストを抑えられる点がサブスクリプション型のメリットです。

ただし、サービスの利用の有無にかかわらず月額の料金は発生すること、解約してしまうとサービスも一切利用できなくなることには注意しましょう。

ERP

ERPは、「Enterprise Resource Planning」の略で、企業資源計画とは企業経営の基本となる人材やお金などの資源要素を適切に分配し、有効活用するための企業資源計画を意味しています。

転じて、システムを指して使われる際には販売管理システムとしての利用だけでなく、企業経営の基盤となる情報をすべて管理できるようなものを指すことがほとんどです。販売・調達・会計・人事・生産といった基幹業務の統合が可能です。

販売管理システムをご紹介!

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それでは、代表的な販売管理システムを紹介します。

GRANDIT

GRANDITは業界ごとのテンプレート、アドオンモジュールが豊富なWeb-ERPです。ERPですので、販売管理に必要な機能がオールインワンで実装されています。

販売管理から会計や債権・債務管理まで一気通貫で管理することができるため、バックオフィスを大きく効率化することができます。

提供形態もオンプレミス型とクラウド型の両方を揃えているため、自社のビジネスにマッチしたテンプレートを、自社の運用上都合のいい提供形態で採用することができます。

https://products.sint.co.jp/grandit

奉行クラウド(商蔵クラウド)

奉行クラウドは株式会社オービックビジネスコンサルタントが提供するクラウド型の業務システムです。奉行クラウドは業務領域に合わせてソリューションが分かれており、商蔵クラウドが販売管理システムとなっています。

奉行クラウドはクラウドサービスですので、インフラ管理など運用の負荷がなく、手軽に利用することができます。

日経コンピュータの顧客満足度調査 2020-2021 ERP部門で1位を獲得しており、その使いやすさが高く評価されています。

https://www.obc.co.jp/bugyo-cloud/akikura

アラジンオフィス

アラジンオフィスは、パッケージ型の販売管理システムです。必要な機能がコンパクトにまとめられており、使いやすさと分かりやすさも徹底追求されています。

例えば、受注管理・売上管理・在庫管理といった基本機能を主軸に、請求・入金・支払管理・実績管理・発注・仕入れ管理などの販売業務に必要な機能が揃います。

低コストでありながら、幅広い業務に対応していることが、アラジンオフィスの大きな特徴です。また、パッケージをベースにした柔軟なカスタマイズも可能で、5,000社を超えるさまざまな業種・業態の企業で採用されています。

https://aladdin-office.com/hanbai/

楽々販売

楽々販売は、クラウド型の販売管理システムです。

販売管理業務の標準化や効率化の実現を目的に、低コストで豊富な機能を備えた柔軟性が高いサービスとして開発されました。楽々販売の主な機能としては、請求書など帳票の自動発行やデータのステータスの自動更新、アラートメールが搭載されています。

エクセルなどに頼っていた日頃の販売管理をシステム化でき、業務のスピードアップや人的ミスの削減が可能です。また、クラウド型のサービスのため、リアルタイムでの情報共有に向き、オフィスだけでなく外出先・自宅など場所を選ばずにサービスを使えます。

さらに、自社仕様にカスタマイズも可能なので利便性も抜群です。

https://www.rakurakuhanbai.jp/

DeskAssist

DeskAssistは、パッケージ型の販売管理システムです。DeskAssistは企業の業務に合わせてソフトのカスタマイズが可能なため、無駄なくシステム導入が行えます。

サービスの構成としては、基本システムに売上請求管理や商品在庫管理などが搭載され、サブシステムとして見積管理や受注管理などが備わっています。

さらに、オプションで財務会計システムや給与計算システムなどを選択可能なため、業務にマッチする独自のシステム提供が可能です。

システムごとの機能も使い勝手に優れるものばかりで、送り状発行機能やあいまい検索機能、支払一覧表機能など、スムーズに業務を進めるための工夫に抜かりはありません。

https://www.toshibatec.co.jp/products/jim_shohin.html

販売管理システムの選び方

business people group with  headphones giving support in  help desk office to customers, manager giving training and education instructions

今やさまざまな販売管理システムがリリースされていますが、最適なサービスを選定するにはどういった点に注意すればいいでしょうか。ここでは、販売管理システムの選び方のポイントを解説します。

自社に合う種類を選ぶ

先ほどご紹介したように、販売管理システムはさまざまな種類が登場しています。それぞれにメリットがあるため、一概に優れている販売管理システムの種類は決められません。

そのため、自社の課題やシステム導入に投資できる予算など、優先順位の高い条件を明確にして、マッチする販売管理システムを選びましょう。

また、選定で悩む際は販売管理システムごとの公式Webサイトなどで紹介されている、導入事例を参考にするのがおすすめです。自社と似ている課題を抱えている事例や、業種や規模感が同じ企業の体験談は情報として有益です。

導入後の運用イメージまで、具体的に思い描ける販売管理システムを選びましょう。

サポート体制の充実度を確認する

販売管理システムを選ぶ際には、サポート体制の手厚さも重視しましょう。

システムは、導入後にいかに現場に根付かせられるかがポイントです。高機能を売りにしているシステムだとしても、業務で活用されなければ宝の持ち腐れになりかねません。

サポート体制が充実しているサービスであれば、システム導入で発生する問題や運用時の課題についても一緒に考えてもらえます。専門的なスタッフを配属しているサービスもあり、単なるヘルプデスクの枠を超えたサポートを実施してくれる場合もあります。

サポートサービスの提供方法としては、電話・チャット・メールなどが一般的です。システムの機能面だけでなくサポート体制の充実度もよく確認するようにしましょう。

汎用型か業種特化型か決める

販売管理システムは大きく汎用型か業種特化型に分けられます。

汎用型は、企業の業界を問わず利用できる一般的なシステムで、業種特化型は業種の特徴を考慮した機能が備わっているシステムです。

例えば食品業界を考えると、取り扱う商品には賞味期限があり、キャンペーンの実施で価格が変動するなどの特徴があります。そのため、汎用型のシステムだけでは食品業界に対応するのは簡単ではありません。賞味期限を考慮した在庫管理機能や特売価格を加味した受注管理機能などが搭載された、業種特化型のシステムを導入した方が業務をよりスムーズに行えるでしょう。

日々の業務を整理した際に業界ならではの特徴が多くある場合は、汎用型ではなく業種特化型のシステムを検討した方が良い場合もあります。

ERPの導入をお考えなら「GRANDIT」

販売管理システムとしてERPの導入を検討中であれば、ぜひ弊社の「GRANDIT」をご検討ください。

GRANDITは純国産の完全WEB-ERPで、幅広い企業規模や業種に適応可能です。また、ユーザー視点の本当に使いやすいERPとして開発されているため、操作性にも優れスムーズにご活用いただけます。

また、GRANDITは延べ1,200社以上に導入されており、多くの企業様の業務改善を実現しています。

社内のデジタル化に悩んでいる方は、ぜひGRANDITの導入をご検討ください。

まとめ

今回は、販売管理システムについて解説しました。販売管理システムを導入することで業務の効率化や属人化の防止といったメリットが得られます。

販売管理システムのみを導入することももちろん効果的ですが、記事内でもご紹介した通り、ERPの中の機能を活用することで、企業としてよりデータ連携が取れるようになります。ERPについては導入ポイントや成功の秘訣をまとめた資料など、多数ご用意しているので、ぜひご覧ください。

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