RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は定型業務を自動化し、無駄なコストを削減できるツールとして、多くの企業が導入を検討しています。 しかし、実際には「何から手をつけていいか分からない」「RPAが自社に適用できるのか分からない」といった導入までの「進め方」に困っていることが多いのが現状ではないでしょうか？
今回は「RPAの進め方」にフォーカスを当てて、あるべきRPAの導入方法について、ご説明します。
業務分析
①対象業務洗い出し
RPAは「定型業務の自動化や効率化」が大きなテーマですが、RPAツールを導入したからといって、全ての定型業務が自動化や効率化できるわけではありません。まずは自社のどの業務にRPAが適用できるのかを選定するための「業務分析」が必要になります。
業務分析もいくつかの項目を設けて行う必要がありますが、まずは「対象業務の洗い出し」を行います。
このステップでは、まず自社のRPA化できそうな業務をアイデアベースでも良いので洗い出します。
毎日のレポート作成や、伝票入力、定型的なメール送付など社内には様々な定型業務があります。まずは自部門の業務だけでも良いので、思いつく業務を抽出してみましょう。
②業務詳細の確認
業務の洗い出しが終わったら、業務の詳細を確認していきます。具体的には、業務の目的・プロセス・関連するシステムの確認が主なタスクとなります。
「業務は定型的なものか？」「プロセス内に人がどれくらい介在しているのか？」「そのプロセスは人の判断を要するものか？」「RPAではなく、関連する現行システムの機能でカバーできるものではないか？」
という様な視点で確認を行っていくことで、RPA化の対象業務の取捨選択を行っていきます。
また、「洗い出した各業務にどのくらいの時間がかかっているか」という視点も必要になってきます。「その作業に要する時間はどのくらいか？」「作業頻度は日時or月次？」等を確認することでRPAを適用する業務の優先順位をつけることができるためです。
これらの確認した情報を一覧化して資料でまとめておき、可視化しておくことで、今後のステップをスムーズに行うことができます。
プロトタイプ作成
業務分析が終わり、RPA化できる業務の選定が終わればプロトタイプの作成に移ります。
このステップでは、「本当にRPAを適用・運用できるのか？」を検証していくことになります。
①RPAの適用
業務分析で選定した業務のうちいくつかをピックアップして、RPAツールを使ってプロトタイプのロボットの開発を行っていきます。この段階の開発方法は様々ですが、大きく以下3つに分かれると考えています。
１）一括でベンダーに開発を依頼
開発の主体をRPAベンダーに依頼する方法です。この方法のメリットは、自社で開発するより高速に開発が行えるという点です。デメリットとしては、コストがかかることと、自社にノウハウが蓄積されないという点があります。
２）自社主体で開発
自社内で開発を行うパターンです。この場合ですと、RPAツールの基礎的な操作方法と開発方法の教育を受けた後に、ユーザー様にて開発を行っていきます。ベンダーに依頼する場合に比べて、開発スピードは遅くなりますが、コストを抑えることができます。また自社で開発を行うため、RPAツールの操作方法を習得できるので、ノウハウの蓄積が可能です。
ただし、教育を受ける方のITリテラシーが低い場合や、業務ノウハウが乏しい場合には、開発が途中で頓挫する可能性もあります。
３）ユーザー様とベンダーで共同での開発
共同で開発を行っていくパターンです。例えば、自社内の自動化したい業務の一つをハンズオン形式で開発を行っていきます。こうすることで、RPAツールの操作方法を覚えつつ、実業務で適用できるロボットも開発していくことができます。
コスト的には、１）、２）の中間程度のコストになるでしょう。
②RPAの運用
ここではRPAの運用を「ベンダーのサポートなしで、ロボットの開発が行えること」と定義します。私共もRPAのご提案をしていると、既にRPAツールを導入されているお客様もいらっしゃいます。その中でも、「自社で開発ができないことが悩み」と考えているお客様が多い印象です。
そもそもRPAの本来の目的はなんだったでしょうか？「定型業務を自動化し、無駄なコストを削減すること」だったはずです。
しかし、自社で開発できず都度ベンダーに開発を依頼することで、多くのコストが発生しては、RPAを導入した意味がありません。RPAを自社で運用してこそ、本当の意味があるのではないでしょうか。
そこで私共はRPAのプロトタイプの作成の段階でユーザー様とベンダーが共同で開発を行っていくことを推奨します。リテラシーの高い少数名の方を対象に、ハンズオン形式でロボットの開発を行います。しかし、ハンズオンだけでは全ての操作方法を理解することは不可能です。その後、別のロボットの開発を行うために、ハンズオン後の保守サポートも必要になるでしょう。この保守サポートフェーズを一定期間経たのちに、ユーザー様自身でRPAの運用が行えるのでは？と考えています。
バックオフィス業務改善ならシステムインテグレータ
多くの企業で人手不足が大きな課題となっていますが、バックオフィス業務にはいまだに属人化した作業やアナログ業務が残っており、企業の成長と発展を阻む大きな壁となっています。
バックオフィスの業務プロセスを最適化することで、コスト削減や属人化の防止だけでなく企業全体の生産性向上にもつながります。
当社はERPをはじめとする情報システムの豊富な導入実績をもとに、お客様一人ひとりのニーズに合わせた最適な改善策を提案します。業務の洗い出しや問題点の整理など、導入前の課題整理からお手伝いさせていただきます。
バックオフィス業務にお悩みをお持ちの方は、お気軽に株式会社システムインテグレータまでご連絡ください。
RPA導入のリスクを抑えるために
プロトタイプの開発においては、ベンダーに依頼する場合でも、自社で開発する場合でもコストは発生します。
プロトタイプはあくまでも、本格導入前のテスト的な位置づけのものです。プロトタイプ作成後に効果の検証を行った後、本格導入という流れが一般的です。
検証を行った結果、効果が得られないと判断される可能性もあるため、この段階でコストをかけすぎるのは得策ではありません。
なるべく、短い期間・少ないコストで業務分析からプロトタイプの作成・効果の検証を行うべきです。
弊社ではこうした考えからRPAのスモールスタートを推奨しております。
RPAをご検討の際は、是非システムインテグレータまでお声がけ下さい。
