購買管理の業務について詳細をご存知でしょうか。企業における管理業務なかで、購買活動を適切に管理するという意味を持っています。
JIS規格にも規定があり、購買管理には「必要量だけ」「適切量だけ」「適切な品質で」という3つの文言をポイントとして考えられている購買の規定です。
今回は購買管理とはなにか、購買プロセスでのポイント、ERP導入による購買管理の合理化など、購買管理の詳細について解説します。
購買管理とは
購買管理について実際の業務がどのようなものか、勘違いしている方も多いでしょう。それは似たような言葉に調達管理という言葉が存在しているからです。
調達管理に関する内容はこちらをご覧ください。
（https://products.sint.co.jp/grandit/blog/procurement.html）
今回解説する購買管理とは、簡潔に説明すると「適正な品質の資材を必要量だけ、必要な時期までに経済的に調達するための手段の体系」のことです。この内容を実現するためには購買計画や仕入れ先の選定、発注管理、原価低減活動などの業務が存在しています。調達管理は供給可能な状態まで持っていくという意味を持っているため、購買管理は調達管理に内包される形となっているのが大きな違いです。この点を取り違えないようにしなければなりません。購買管理を行うメリットとしてはコストの削減、業務の円滑化、業務の迅速化などが得られることがわかっています。
購買管理の5原則
購買管理には、企業の生産計画を実現するため、業務の適切なモデルを示す5つの原則が存在しています。原則は以下の5つです。順に上から解説していきます。
- 適切な取引先の選定
- 適正な品質の確保
- 適切な数量の決定
- 適切な納期の指示
- 適切な価格での購入
取引先都合によって仕入れプロセスがとどまり、発注した資材や数量を間違うことで、購買管理、ひいては生産計画に大きな影響を与えることになります。つまり信頼できる適切な取引先を選定する必要があるのです。
製造業の品質は仕入れる資材による影響が大きく、完成品の品質を守るため、仕入れ先からの適正な品質の確保が必要になります。
資材の数量は少なくても多くても、生産計画に支障が生じます。資材は常に適正量が決まっているため、購買管理では適切な数量を決定し、管理が必要です。
生産計画通りに製造を進めるためには納期設定が重要となります。購買管理では生産管理を元に購買計画を立て、適切に納品できるように納期の指示を行いましょう。
仕入価格は製品の価格や利益に直結する要因です。品質の維持をしつつ、資材を安く仕入れることが製品価格の安定と、利益最大化の重要なポイントになるといえます。
購買プロセスで求められる3つのポイント
購買のプロセスにおいてポイントとされるのは以下の3つです。
- 購買手段の一本化
- 購買情報の一元管理と可視化
- お金絡みの不正の防止
上記の購買プロセスに関連するポイントについて解説します。
購買手段の一本化
「属人化している状態」や「経験による裁量での購買」の改善を行うことが大きな目的です。現場ごとに、購買手段が違うことや購買担当者以外は購買に関する情報を知らないのは非効率化の原因です。購買に関するフローをマニュアルに落とし込むことで、購買担当が不在の場合でも、フローに沿って購買を行うことで購買管理を正しく行うことができなければなりません。
また、品質に関しても、属人化していた担当者の技術が共有されるということは、すべての従業員が均一の精度で一定の品質を保つことにつながります。属人化している場合は、担当者、あるいは聞き取りによってマニュアルを作成し、ノウハウの共有を社内で必ず行うことを心がけましょう。大きなメリットとして、急な担当者不在でも滞りない購買行動につながることや、経験の共有による社員全体のスキルの底上げにつながります。
購買情報の一元管理と可視化
属人化が常態になっている企業の場合、購買に関するデータは共有されにくいという一面を持っています。また、属人化が複数の人員にわたっている場合は、すべての情報を管理している人がいないということです。購買プロセスにおいて担当者だけが把握しているというのは、購買手段の一本化でも述べたように、購買担当が不在であるだけで問題が発生することにつながります。最も望ましい形は、購買情報が一元管理されていることと、見える化されることです。
分散している情報を一元管理することによるメリットは大きく、購買に関するミスや情報の齟齬を減らすことにつながります。企業にとって不要な購買をしてしまうことを防ぐことで余計なコストをカットが可能となるでしょう。
また、購買プロセスが見える化されたことによって、プロセスに対してメスを入れることができます。余計なプロセスや効率の悪い点を改善する指示がだせることで、経営施策にもプラスの効果が現れます。
お金絡みの不正の防止
購買という行動は金銭が動くことに直結しています。お金の動く状態が明確でない企業は不正が発生しやすい状態であるといえるのです。購買管理を行うことはこのような不正を発見することにも役立ちます。情報の一元管理と見える化によって、不正な購買をすぐに把握することができるでしょう。それによって購買プロセスにチェックフローを設けることが可能になります。発注、納品、検収などのあらゆるタイミングに情報照合を行うチェックフローの体制が出来上がることによって、不正を第三者視点で発見することが可能になります。
また発注者と管理者、あるいは承認者という存在を分離することで、値引きや割り戻しなどの不正のきっかけを未然にチェックすることができます。発注者と管理者が同じであることは、癒着などが起きやすい環境になるからです。あくまで管理者による承認があって、担当者は発注をかけることができる体制になっていなければならないのです。
ERP導入による購買管理の合理化
購買管理を行うにあたって、ポイントを説明してきましたがすべてを手動で行うことや自社開発の機能で補うことは難しいといえます。ERPを導入することで、一元管理や見える化、承認フローなどはより簡易に行うことができるのです。ERP、購買管理システムというと導入に関して否定的になってしまいがちですが、購買管理を行うにあたってはERPを利用することが王道といえるでしょう。
また、購買管理だけで満足するのではコストとリターンのバランスが悪いといえます。ERPを導入するということは、企業のあらゆる情報を一元化できることが最も効果的です。購買管理以外の管理についてもERPを経由することによって、あらゆるプロセスの可視化が可能となり、効率化につながることは明白です。
完全統合型Web-ERP GRANDITは、経理、債権、債務、販売、調達、在庫、製造、人事、給与、資産管理などの多彩なモジュールによって構成されているのが特徴です。また、生産管理に特化したアドオンモジュールも存在しているため、購買管理を含む生産管理全般に対応が可能です。GRANDITの導入を行うことで、各方面での効率化、見える化を行うことが可能であるといえるでしょう。
バックオフィス業務改善ならシステムインテグレータ
多くの企業で人手不足が大きな課題となっていますが、バックオフィス業務にはいまだに属人化した作業やアナログ業務が残っており、企業の成長と発展を阻む大きな壁となっています。
バックオフィスの業務プロセスを最適化することで、コスト削減や属人化の防止だけでなく企業全体の生産性向上にもつながります。
当社はERPをはじめとする情報システムの豊富な導入実績をもとに、お客様一人ひとりのニーズに合わせた最適な改善策を提案します。業務の洗い出しや問題点の整理など、導入前の課題整理からお手伝いさせていただきます。
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まとめ
購買管理の基本的な内容から購買プロセスに関するポイント、購買管理の合理化について解説しました。購買管理を徹底することは企業の利益につながることはもちろん、不正の発見、プロセスの改善など多岐にわたるメリットがあります。
また、完全統合型Web-ERPであるGRANDITのようなITツールを活用することで、加速的に業務の効率・可視化を後押しすることが明白です。ERPの導入に悩みを抱えている場合は、圧倒的な機能と、業務改善を約束してくれる、GRANDITの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
