モノを扱う企業にとって、在庫管理は非常に重要な業務です。適切な在庫引当ができていないと、機会損失を招くばかりか顧客や取引先の信頼も失いかねません。
本記事では、在庫引当の概要や重要性、効率的な管理方法、実施する際の注意点などについて解説します。
在庫引当とは？
在庫引当の概要
在庫管理にあたっては、在庫の種類を理解しておく必要があります。在庫は、大きく分けて総在庫と有効在庫、引当在庫に分類できます。総在庫は、自社のオフィスや倉庫、工場などで管理しているすべての在庫です。有効在庫とは、販売先が決まっていない在庫を指します。
引当在庫とは、在庫引当によって販売先が決まっている商品です。在庫引当は、お客様から注文を受け、求められた個数を確保することです。たとえば、商品の総在庫が10個で、お客様から3個の商品を注文された場合、引当在庫は3個、残りの7個は有効在庫として管理します。
在庫管理における在庫引当把握の重要性
モノを扱うビジネスにおいて、在庫管理は重要な業務です。適切に在庫管理を行っていないと、お客様が求めるタイミングで商品を提供できず、機会損失や売上の低下、ひいては信頼の失墜にもつながりかねません。このような状況を回避するには、適切な在庫引当と把握の実行が必須です。
在庫引当を行わないと、お客様から注文が入っているにもかかわらず、別の顧客へ商品を販売してしまう、といったことが起こりかねません。その結果、クレームが発生し企業や店舗の印象が悪くなってしまうおそれがあります。大切なリピーターも失いかねません。
適切に在庫引当を行い、リアルタイムで状況を把握することによって、在庫切れや過剰在庫の回避につながります。必要な数を確保できているため、機会損失も回避でき、発送の遅延も防げます。
在庫引当を効率的に行う方法：在庫管理システムの活用
在庫引当の方法として、手書きでの管理が挙げられます。お客様から注文が入るたびに、バックヤードや倉庫へ足を運び、目の前で個数を数えながら手書きで管理する方法です。シンプルな方法であり、誰でもできる作業ではあるものの、手間と時間がかかるため、あまりおすすめできる方法とはいえません。
Excelのような表計算ソフトを活用する方法もあります。Excelに手作業で数値を入力し、在庫を管理する方法です。Excelを利用するメリットは、多くの人が使い慣れている点です。オフィスワークの定番ツールであるExcelは、多くの企業が導入しているためスムーズに使用できます。
一方、Excelも結局のところ人による手作業であり、数値の入力ミスが発生するリスクが考えられます。また、在庫のチェックにしても担当者が直接倉庫などへ足を運ぶ必要があり、多大な労力と手間が発生するのはデメリットです。
もっともおすすめなのは、在庫管理システムの導入です。在庫管理に特化したシステムを導入すれば、少ない労力で効率的に在庫を管理でき、しかもリアルタイムに情報の確認と共有ができます。在庫管理でミスが頻発している、管理に十分なリソースを割り当てられない企業にこそ、在庫管理システムの導入が適しています。
在庫管理システムのメリット
在庫管理システムは、製造や物流、小売などさまざまな業界で活用されている在庫管理に特化したシステムです。現在では、製造や小売、医療、通販など特定の業界に特化した在庫管理システムもリリースされています。
在庫管理システムをおすすめする理由は、オンラインで容易に在庫を管理できるだけでなく、在庫数を適切に保てるなどのメリットが得られるからです。
在庫照会が容易
在庫管理システムを導入すれば、オンラインを介して在庫状況を容易に把握できます。担当者がわざわざ倉庫へ足を運ぶような必要もなく、効率的な在庫の管理が可能です。
システム上で正確な在庫の数を把握・共有できるため、大幅な業務効率化にもつながります。倉庫や他の拠点へ在庫の数を問い合わせる、直接確認しに行く、といった手間がなくなり、従業員が効率的に業務を遂行できる環境が整うため、生産性の向上効果も期待できます。
いくつもの店舗を展開している大企業にも、在庫管理システムの導入はおすすめです。システムを導入すれば、すべての拠点における在庫を一元管理できます。他店舗の在庫状況も可視化できるため、在庫が足りない店舗へ不足分を補填する、反対にこちらへ補充してもらう、といった柔軟な対応が可能です。
在庫管理システムによっては、オフライン利用できる製品もあります。オンライン環境下でしか利用できないシステムの場合、災害や停電などでシステムが稼働しなくなるリスクが考えられます。一方、オフライン環境下でも利用できるシステムであれば、緊急時においても在庫状況の把握ができ、機会損失を回避可能です。
適切な在庫数の確保が可能
店舗や倉庫など、それぞれの拠点で管理している在庫の数を可視化し、リアルタイムで把握できるため、常に適切な在庫数を確保できます。不足している店舗へは速やかに商品を補充する、といった柔軟な対応ができるため、在庫切れを防止できるのもメリットです。
有形商品の販売を行う企業が注意すべきは、在庫切れだけではありません。利益を圧迫する原因となりうる、過剰在庫にも注意する必要があります。過剰在庫が起きる原因としては、誤った需要予測や不適切な在庫管理などが挙げられます。
過剰在庫の常態化は、キャッシュフローの悪化を招きかねません。また、倉庫やバックヤードで長期にわたり在庫を保管し続けることで、商品の品質が低下し売れなくなるおそれもあります。多すぎる在庫は管理スペースも圧迫し、管理や廃棄などの手間も発生して余計なコストがかかります。
在庫管理システムの導入によって、こうしたリスクの回避が可能です。売上や出荷数などのデータも取得でき、そこから需要の分析も行えるため、過剰在庫を防げます。適切な在庫数を管理できる環境が整い、結果的にコストダウンにもつながります。
在庫引当のポイント
適切な在庫引当と管理を目指すのであれば、在庫管理システムの導入が有利です。手書きやExcelではどうしても限界があるため、システムを用いた効率的な管理がおすすめです。
ただし、在庫管理システムを導入するだけで確実な管理ができるわけではありません。結局のところ、システムを利用するのも人であるため、適切な運用ルールを定めたうえで利用する必要があります。ルールを明確化し、関係者間で共有することでヒューマンエラーの回避が可能です。
また、在庫の棚卸しも定期的に行いましょう。数値上の在庫と、実際の在庫数が異なるケースは珍しくありません。3ヶ月や6ヶ月など、一定のスパンで棚卸しを実施して正確な在庫数を把握しましょう。
在庫引当の注意点
手書きやExcelで管理する場合には、数え間違いや入力ミスなどヒューマンエラーに注意しましょう。あとで大きな問題に発展しないよう、複数人でのチェック体制を整えるといった工夫も求められます。
なお、在庫管理システムを導入すれば、ヒューマンエラーは減らせます。人的なミスが頻繁に発生しているのなら、在庫管理システムの導入を検討してみましょう。
まとめ
適切な在庫引当と管理によって、在庫切れや過剰在庫の発生を抑制でき、顧客や取引先からの信頼も高まります。在庫管理システムを導入すれば、効率的かつ正確な在庫管理が可能となるため、この機会に導入を検討してみましょう。なお、以下の資料では在庫管理システムを含めたECに求められる条件やシステムなどが詳しく解説されています。興味がある方はぜひご覧ください。
