FAX注文は時代遅れ?課題点とFAXに代わる方法を解説

 2022.05.13  株式会社システムインテグレータ

近年では多くの企業で働き方改革やデジタル化が進められており、旧世代の業務フローやビジネスツールは見直されつつあります。FAX注文はその典型的な例と言ってもいいでしょう。ところが、現代においてもFAX注文を継続している企業は意外と多く、その理由について疑問に感じている方もいるのではないでしょうか。

当記事では、FAXの利用動向・FAX注文を継続する問題点や課題点・FAXを撤廃できない理由、撤廃する方法・撤廃するメリットについて解説します。

FAX注文の是非や別の方法に代替する重要性を知りたい方は、ぜひ参考にしてみて下さい。

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FAXの利用率は低下している

総務省が実施した調査によると、FAXの保有率はパソコン・スマホ・タブレットといったデジタル端末の普及に反比例するように、年々低下しています。

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出典:総務省「令和2年通信利用動向調査」

上記は世帯普及率のデータとなりますが、企業においてもデジタル化の流れに伴いFAXが利用されるシーンは年々低下し続けています。

全業界・全業種でみるとFAXの利用は低下傾向にありますが、不動産業界・建設業界・飲食業界など一部の業界では根強く利用され続けています。

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FAX注文の課題点

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FAXの利用率が低下している大きな理由は、FAX注文は現代社会のビジネスシーンにそぐわない点が多いためです。ここでは、FAXで受発注処理を行う際に生じる問題点・課題点について解説します。

業務効率が悪い

FAX注文が抱える最大の問題点・課題点は、業務効率の悪さです。長年当たり前のようにFAXを活用している方は、デジタルツールに代替するとその効率の悪さに気付くことになるでしょう。

FAX注文の業務効率が悪い主な理由は、以下の通りです。

やり取りに時間がかかる

FAXは注文用紙の記入にも時間がかかりますし、受注側も随時確認を行うわけではないため、やり取りに時間がかかります。確認忘れや見落としが起こりやすいという懸念もあります。ECサイトやメールのようにスムーズなやり取りは難しいでしょう。

情報の管理に手間と時間がかかる

FAX注文では、受注した情報・履歴を紙ベースで管理するため、情報の共有や管理に手間と時間がかかります。注文情報を速やかに確認できないため、業務効率が下がってしまいます。

送信ミスが起こりやすい

FAXは誤送信・送信エラーが他の媒体に比べて起こりやすい性質を持ちます。受信側の都合で読み取りや出力ができない場合もあります。

このような受発注ツールとしての確実性の低さも、業務効率を悪化させる大きな原因です。

機器の維持管理に手間やコストがかかる

FAXは印刷用紙・インク・トナー等の消耗品を定期的に補充する必要があるため、機器を使い続ける限り維持管理の手間やコストが発生し続けます。

テレワーク・リモートワークに対応できない

近年ではコロナ禍の影響によりテレワーク・リモートワークが推奨されていますが、FAX注文では対応できないことも大きな問題点・課題点です。FAXは機器がある場所でしか送受信できないことや、複数の場所のメンバーで情報共有できないこと、書面の保管場所が必要であることなどが主な理由として挙げられます。

テレワーク・リモートワークを導入したものの、FAX注文に関与するメンバーはオフィスへの出社を余儀なくされている企業も多くあります。

デジタル化への遅れ

近年では企業が生産性・業務効率を向上させるために、デジタル化の推進が強く推奨されています。しかし、FAX注文を存続させると従来の働き方を維持することになってしまい、システムの導入ビジネスのデジタル化に意識が向かなかったり、デジタル化を推進したい場合においてもツールやシステムがFAXに対応していないため導入できなかったりという懸念があります。

このようにさまざまな面でデジタル化の阻害要因となることも、FAX注文を続ける大きな問題点・課題点です。

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FAX注文がなくならない理由とは

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近年ではペーパーレスやデジタル化が推奨されていますが、未だ根強くFAX注文を続けている企業は多くあります。なぜ、FAX注文がなくならないのか気になる方もいるのではないでしょうか。

ここでは、FAX注文が未だなくならない理由について解説します。

業務内容の見直しが必要となるため

FAXを廃止するためには、FAXに代わる別の受発注・連絡の手段を必ず用意する必要があります。これまでFAXを中心に業務を行ってきた企業においては、業務フロー・業務内容・使用するツール等を大々的に見直さなければならず、相応の時間・労力・コストが必要です。

このような業務内容の見直しが大きな障壁となることも、FAXを廃止できずに使い続ける大きな理由となっています。

手書きのメモができない

FAXは紙媒体であるがゆえに、手書きで直接メモを入れたり受発注や連絡を行ったりといったことが手軽にできます。このメリットは意外と大きく、送信側・受信側ともに手書きの手軽さや便利さから離れられない方は多くいます。

OCR(光学文字認識)・FAXの電子データ化等の手段を用いて手書きの良さを残しつつデジタル化・効率化を図る手法もありますが、ややハードルが高く従来のFAXによる受発注よりも面倒となる場合もあるため、あまり現実的ではありません。

このように手書きに対するニーズの高さも、FAXを廃止できずに使い続ける大きな理由となっています。

取引先の意向

自社の顧客・取引先がFAXでのやり取りを希望している場合は、自社だけがFAXをやめたいと望んでも簡単にはやめることができません。別の手段に代替する場合には、顧客・取引先の協力が必要であり、協力を得られない場合には引き続きFAXによるやり取りを継続するしかありません。関係性を維持するためにもあまり強気な発言が難しいという事情もあります。

実際に、FAXの廃止を希望しているものの、顧客・取引先との兼ね合いにより実現が難しい企業は少なくありません。

システム導入が必要

FAXを廃止するには、FAXに代わる受発注・連絡のためのシステムを導入する必要があります。例えばBtoB-EC・EDI・Web受発注システム等が挙げられますが、これらの導入や維持管理には大きなコストがかかります。

FAXの運用にも当然コストは発生しますが、システムの導入・運用にかかるコストが上回っている場合や、受発注件数が少なく費用対効果が得られない場合もあります。

このようなコストメリットが得られないケースも、FAXを別のシステムに代替する経営判断が得られないため、FAXを廃止できず使いつづける大きな原因となっています。

ITリテラシーの不足

FAXを廃止できない大きな理由として、経営陣やFAXを利用するメンバーのITリテラシーが不足しているケースが多くあります。現代においてもFAXの送受信は問題なく行えるため、近年のデジタルツールの利便性や効率性についての知識・事例を知らなければ、FAXを使い続けるデメリットに気付くことができないためです。

特に、古い体質の企業や変化を嫌う企業においてはその傾向が顕著に見られます。

FAX注文をやめる方法

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FAX注文を廃止するには、別の受発注手段を導入する必要があります。ここでは、FAX注文の代替手段となる受発注手段をご紹介します。

インターネットFAX

パソコン・スマホ・タブレット等を用いて、オンライン上でFAXの送受信ができるサービス。FAXのデメリットを払拭しつつ使い続けたい場合や、後述するEDIやBtoB-ECへの移行期間中にFAXを使用したい場合におすすめ。

EDI(インターネットEDI)

企業間を繋ぐ専用回線を用いて電子データを交換する受発注システム。導入コストはかかるがスムーズで安定的な受発注が可能。

関連ブログ:EDIとは?種類や利用するメリット、Web EDIについてわかりやすく解説

BtoB-EC

企業間取引のためのECサイト・システム。機能性・カスタマイズ性に優れており、柔軟な受発注・販売が可能。EDIよりも安価に導入が可能で、FAXの代替手段としては最もおすすめ。

 

BtoB-ECについては、以下の記事で詳しく解説していますので、ぜひご参考下さい。
BtoB ECとは?BtoC ECとの違いと成功のポイント

FAX注文をやめるメリット

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FAX注文の撤廃になかなか踏み切れない方は、FAX注文からECサイトでの注文へ代替することで得られるメリットを理解する方法がおすすめです。

ここでは、FAX注文からECサイト注文へとシフトするメリットについてご紹介します。

受注業務の効率化

FAX注文は、先にご紹介した通り近年のデジタルツールによるやり取りと比較すると、業務効率が悪いという性質を持ちます。確認・入力・管理に手間がかかり、レスポンスも良くありません。

FAXを廃止してデジタルツール・システムへ代替すれば、受注業務の大部分を自動化・効率化してスピーディかつスムーズな処理を行うことが可能です。業務がデジタル化されることで、FAX受信や保管の度に席を離れる必要もなくなり、端末上で業務を完結することも可能となります。

業務効率化・生産性向上を図りたい場合においては、FAXを廃止するメリットは非常に大きいでしょう。

入力作業や入力ミスの削減

FAX注文は、紙の注文書の内容を読み取ったりシステムへ入力したりといった作業が人の手で行われるため、読み間違いや入力ミスといったヒューマンエラーが一定の割合で発生します。

FAXを廃止してデジタルツール・システムへ代替すると、人による確認作業や入力作業の割合が低減されるため、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。

このようにミスや抜け漏れによるトラブルを防ぎ、業務の正確性を高められることも、FAX注文を廃止する大きなメリットです。

顧客側の利便性向上

FAXの廃止は、自社だけでなく取引先・顧客側にとってもメリットがあります。FAXをEC化すると、顧客は都度紙の注文書を作成する手間や時間を省け、管理画面上から手軽に、時間や場所に左右されず発注できるようになります。

FAXを廃止するには取引先・顧客の協力が不可欠ですが、このような利便性・効率性が向上するメリットを提供できる旨を伝えれば、スムーズに協力を得ることができるでしょう。

多様な決済方法への対応

FAX注文では、請求書の送付による銀行振込・口座振替に決済方法が限られるのが一般的です。

一方で、FAXからBtoB-ECシステムに代替した場合は、クレジットカード・口座振替・銀行振込・代金引換・PayPalなどさまざまな決済方法の利用が可能となります。また、個別決済と掛け売りも柔軟に使い分けることが可能となります。

多種多様な決済方法の提供により顧客の利便性・満足度を高め、販売促進に繋げられることもFAXを廃止する大きなメリットです。

まとめ

FAX注文は、業務効率や利便性が低くリモートワークやデジタル化を阻害するという問題を抱えています。自社だけでなく顧客の業務効率化・生産性向上のためにも、できるだけデジタルツールやECを活用した別の注文方法へと早めにシフトした方が良いでしょう。

BtoB-ECは、受発注や決済方法の効率性・利便性に優れており、FAX注文の代替手段として特におすすめとなるシステムです。弊社では、BtoB-ECの概要や導入方法を解説したガイドブ

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