有形の商品を扱う会社にとって、適正な在庫管理は欠かせません。そして、在庫管理業務を効率的に行うために、社内で情報を共有し、正しい在庫数を把握するために「在庫管理表」が活用されています。
もちろん、在庫管理専用のシステムを導入するという方法もありますが、エクセルで在庫管理表を作成し、管理している企業も少なくないでしょう。
そこでこの記事では、エクセルでの在庫管理表の作成方法や必要項目、注意点について詳しく解説します。さらに、エクセルによる在庫管理表から脱却するための方法も紹介するので、ぜひ参考にしてください。
在庫管理表とは？
在庫管理表とは、在庫リストを記録して管理するための表です。仕入れた商品や原材料の保管している数量、仕入れや入庫した日付などの情報を記載します。
対象商品によって必要な情報は異なります。例えば食品を扱っていれば賞味期限などの情報も記載する必要があります。在庫管理に必要な情報が一覧で記載されるので、在庫不足などの状況把握に在庫管理表は役立ちます。さらに、在庫量や状態などの情報が可視化されるため、品質コントロールにも欠かせないものでしょう。
在庫管理表を作成するメリット・デメリット
在庫管理表を作成している企業は多くありますが、具体的にどのようなメリットがあるでしょうか。また、デメリットについてもあわせて考えてみましょう。
メリット
まず、在庫管理表を作成するメリットは、在庫の動きが明確になり在庫情報の管理を効率的に行えることです。
個人など小規模なビジネスであれば、ある程度の管理は可能ですが、中小規模以上の企業では在庫管理表を用いずに在庫を把握し管理するには限界があります。
在庫管理表があれば商品の数量を的確に確認することができ、増減などの変動も把握できます。
また、在庫管理表を見れば不足している商品や部品なども一目瞭然なので、スピーディな対応を行えるようになるでしょう。
デメリット
一方、在庫管理表を作成するデメリットは、表の作成や入力に手間がかかることが挙げられます。在庫管理表は専用に作られたシステムではないため、基本的にアナログな管理が必要です。
そして、事業の規模に比例して表の構成も複雑になるため、従業員への負担増加も軽視できません。また、在庫管理表を問題なくスムーズに運用するためには、ルールを徹底する必要があるため従業員への丁寧な説明も必要です。
在庫管理表の作成方法
ここでは、紙とエクセルで在庫管理表を作成する方法について見ていきます。それぞれ、どのような特徴やポイントがあるのでしょうか。
紙の在庫管理表
紙で在庫管理表を作成する場合は、優先順位の高い最低限の項目のみを記載します。記載項目が数多く並んでいる複雑な表だと、紙での運用には向きません。手間がかかると従業員の負担が増加し、記入漏れなどのミスも発生しやすいことが理由です。
紙の在庫管理表に記載する項目としては、品番・品名・場所ごとに、日付・入庫数・出庫数・在庫数などを設定するケースが一般的です。紙の在庫管理表の作り方はシンプルで、必要な項目を横軸と縦軸に記載すれば問題ありません。
数値の記載などは手書きでの運用ですが、表の作成についてはパソコンのエクセルなどのソフトを活用すると効率的に行えます。
Excel（エクセル）の在庫管理表
続いて、エクセルによる在庫管理表の作成方法の一例を解説します。
まずは、表に記載する項目を決めましょう。例えば、縦軸には品番・品目・入庫数・出庫数・在庫数、横軸には日付などを記載します。次に作成するのは、テンプレートとなる在庫管理表の大枠です。1ヶ月分の日付を記載し、罫線を書いて表の枠組みを作ります。
ちなみに、このときに罫線の太さや種類を変更すると表が見やすくなるのでおすすめです。テンプレートが完成したら、表に数式を入力します。エクセルの在庫管理表で入力が必要な箇所は基本的に在庫の増減のみで、在庫数は数式で算出できるよう関数を組みましょう。入力が必要な箇所の表を別に作成しておくと、誤入力などを防止できます。
在庫管理表に必要な項目
続いて、在庫管理表に記載すべき項目について解説します。
日付
日付の記載がないと、いつ何を行ったのかが分かりませんので、日付の記載は必須です。過去を振り返って在庫管理表の記録を確認しても、日付がなければ経緯を把握するのに時間がかかります。入庫や出庫など、在庫に関連する行動を行ったら、日付を忘れずに記載しましょう。
また、エクセルであればセルの表示設定を日付にしておくと親切です。
商品情報
商品情報として、商品コードや商品名を記載しましょう。商品を確実に特定するためにも、商品コードと商品名はセットで記載することが基本です。商品名だけだと付属品が違う、発売日が異なるなど、細かい差異をすぐに見分けられません。
商品コードの記載があれば固有の番号などで商品ごとに管理できるので、管理を行うのに最適です。
入庫数・出庫数
入庫数とは発注した商品を保管した数で、商品の仕入れや返品などで変化します。
一方、出庫数とは会社の在庫が減った数で、商品の出荷や販売、廃棄、仕入れ返品などで値が変わります。企業活動のさまざまな影響を受けて在庫の数は変動するので、入庫数と出庫数の管理を忘れずに行わなければなりません。
特に、商品の廃棄や返品といった処理は発生頻度も低いため、入庫数や出庫数の更新を忘れるケースも少なくありません。入庫数と出庫数に変動が生じるケースをすべて明確にして、リストにしておくとミスを予防できるでしょう。
在庫数
在庫数は入庫数から出庫数をマイナスして算出されます。ただし、算出された数字と実際の在庫数をチェックして、数字に相違がないか確認するようにしましょう。
もし、在庫数に違いがある場合は、どういった経緯で間違いが発生したのか原因を調べなくてはなりません。紛失や盗難などが起こっているケースもあるため、日頃から在庫数の異変を調べる姿勢が大切です。在庫数を正しく管理できていると、頻繁に抱えている在庫や不足しそうな商品を把握できます。
場所
在庫を保管している場所の情報も記載しておきましょう。場所の情報が不足していると、必要な商品をタイムリーに探せません。商品を探し回る手間を省くためにも、分かりやすい場所の情報の記載が必要です。
場所の情報は、列・連・段で分類するのが基本です。また、複数の建屋やフロアが商品の保管場所になる場合は、建屋やフロアの情報も追記しておくといいでしょう。
在庫管理表の記入で注意すること
次に、在庫管理表に記入する際に気を付けるべきことをまとめました。
在庫管理表を運用する前に確認しておきましょう。
入力漏れがないようにする
まず、在庫管理表で記入が必要な項目に対して、入力漏れが発生しないように注意しましょう。入力漏れがあると、在庫管理表で正確な情報をチーム全体で共有できません。商品の在庫があるのか足りないのか正しい判断も行えないため、受けた注文に対して適切な納品ができなかったり、納期が遅れたりというリスクが発生します。入力が必要なセルに色を付けるなど、入力漏れを防止する工夫を施しましょう。
また、従業員の余計な負担を減らすためにも、在庫管理表の入力箇所を必要最低限にする工夫も大切なポイントです。
上書きはしない
在庫管理表のデータ入力は追記が原則です。データを上書きしてしまうと在庫の履歴が残りません。履歴が残っていないとデータに誤りがある場合、原因を判明させるのに時間がかかります。
場合によっては一から在庫を数え直す必要も生じてしまい、効率的な業務の妨げにもなりかねません。在庫管理表は上書きせずに、必ず追記を行うように従業員の認識を徹底させましょう。
入力ルールを決めておく
在庫管理表を入力するための基本的なルールを定めておきましょう。特に、在庫管理表は定期的な更新が欠かせません。
情報が標準化されていないと正しい判断ができないため、在庫処理を行う際には必ず在庫管理表に記入するように規則を徹底しましょう。
また、入力された情報も分かりやすく統一されていると運用がスムーズです。例えば、数字は半角で入力する、特殊な文字は使わないなどのルールを設けておくと、管理も行いやすいでしょう。
エクセル在庫管理表の限界
エクセルで作成した在庫管理表は便利ですが、機能や管理運用面で限界があります。
ここからは、エクセルによる在庫管理表のさまざまなリスクについて考えてみましょう。
リアルタイムで情報が更新されない
エクセルでは、関数やマクロを利用すれば情報を効率的に入力できますが、リアルタイムでの情報更新は行えません。基本的に、手動で情報をエクセルに入力する必要があり、物流などの情報と連動させるためには人力のアナログなアクションに頼るしかありません。
一方、在庫管理専用のシステムであればバーコードやICタグなどの情報を読み込むだけで情報がリアルタイムで更新されます。膨大な量の在庫を管理する場合は、リアルタイムでの情報の自動更新は必須です。エクセルは在庫管理だけに特化して作られていないため、機能が不十分に感じるシーンも少なくないでしょう。
情報紛失のリスク
エクセルファイルの扱いを誤れば情報紛失のリスクがあります。
もちろん、バックアップを行ったり、セキュリティを工夫したりすれば、リスクを抑えられますが万全ではありません。パソコンでエラーや予期せぬトラブルが発生して、最新のエクセルファイルが紛失する可能性もあります。
また、誤って最新のエクセルファイルを削除してしまう事態も発生するかもしれません。在庫管理専門のシステムと比べると、情報の安全性でエクセルは劣ります。
属人化の発生
エクセルには関数やマクロなどの機能が備わっており、少し複雑な動作でもある程度は効率良く処理できます。
ただし、エクセルの操作や編集方法で属人化が発生しやすい点には注意しなければなりません。特定の人物のエクセルスキルに依存して在庫管理を行っていると、思わぬトラブルに対処できなくなってしまうでしょう。
特に複雑なマクロを使用していると、前任者が使ったマクロを後任者が理解できないケースも起こります。事業の規模が大きかったり、年月が経過したりすると、エクセルも比例して複雑化する傾向にあります。誰でも扱える高度な在庫管理表の実現となると、エクセルの機能では限界があると認識しておきましょう。
脱エクセルの在庫管理を行うには？
それでは、エクセルによる在庫管理から脱却するためには、どういった方法が考えられるでしょうか。多くの企業で導入されている2つのシステムについて解説します。
在庫管理システムの導入
まず、代表的な方法として在庫管理システムの導入が挙げられます。在庫管理システムとは、商品などの在庫管理を行うための専用のシステムで、商品の入出庫の数量や単価などさまざまな情報の一元管理が可能です。
在庫管理システムには、製品の在庫数などの情報を一覧で表示できる在庫一覧機能、ハンディターミナルなどの端末と連携が可能な検品機能、データと現物の数量が一致しているか確認できる棚卸し機能など、在庫管理業務に欠かせない多様な機能が揃っています。
また、システムを活用すれば、在庫管理業務の正確性や作業効率が格段に向上し、人件費削減や生産性向上も実現できるでしょう。さらに、在庫管理業務で発生するトラブルも抑制でき、在庫の部品欠品による製造ラインのストップ、在庫不足による販売機会の損失といったリスクを回避できます。
ERPを導入する方法も
統合基幹業務システム「ERP」を活用する企業も増加しています。
ERPとは「Enterprise Resource Planning」の略で、企業の情報の一元化を図るためのシステムとして誕生したものです。在庫管理情報だけでなく、会計業務・人事業務・生産業務・物流業務・販売業務などの情報を統合して管理できます。
ERPがあれば企業のあらゆる情報を網羅し、経営分析や経営戦略の構築、経営の見える化など、通常業務の効率化だけでなく、経営戦略でも大きなパワーを発揮します。
在庫管理は企業にとって重要な要素ですが、在庫だけでなく販売に関する情報や会計に関する情報も重要です。統一されていない複数のシステムの扱いに苦労している企業は多いですが、ERPであればそうした心配は不要です。企業の業務の効率化や仕事の質をより向上させたいと考えるなら、すべての情報を一元管理できるERPの導入は欠かせないでしょう。
バックオフィス業務改善ならシステムインテグレータ
多くの企業で人手不足が大きな課題となっていますが、バックオフィス業務にはいまだに属人化した作業やアナログ業務が残っており、企業の成長と発展を阻む大きな壁となっています。
バックオフィスの業務プロセスを最適化することで、コスト削減や属人化の防止だけでなく企業全体の生産性向上にもつながります。
当社はERPをはじめとする情報システムの豊富な導入実績をもとに、お客様一人ひとりのニーズに合わせた最適な改善策を提案します。業務の洗い出しや問題点の整理など、導入前の課題整理からお手伝いさせていただきます。
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まとめ
在庫管理表は商品などの在庫情報を管理するために必要不可欠です。エクセルなどを活用してルールを定めて運用すれば、誰でも気軽に在庫管理表を導入できます。
一方で、エクセルによる在庫管理表は、機能や管理運用に課題が多く効率的な業務運営を行うには限界があります。そうした際に、多くの企業で導入されているのが在庫管理システムやERPです。
在庫管理のための専用機能が数多く搭載されているため、エクセルでの課題をすべて解決できます。エクセルなどによる在庫管理をよりグレードアップして、業務品質を向上させたい方は在庫管理システムやERPの導入をご検討ください。
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