プラント工事、設備工事のような工事業における業務特性とその業務特性に合わせた基幹システムとはどのようなものなのでしょうか。
ネット検索で「工事業 システム」と検索をすると多くのシステム製品が表示されますが、具体的に工事業において検討すべきシステムの姿とはどのようなものでしょうか。
今回は、工事業における業務特性や課題をあらためて整理し、その上で工事業における基幹システムとして求められる姿を考えていきたいと思います。
工事業の管理業務特性
まず、工事業における管理業務の特性を整理してみます。
プロジェクトや工事番号ごとの管理
工事業においては、物件（工事）をプロジェクトや工事番号をキーにして工事に関わる各種情報を管理します。また、このプロジェクト、工事番号単位で物件ごとの採算状況や業務進捗を管理します。
物件（工事）ごとの原価計算、予実管理
物件（工事）ごとに原価見積、実行予算を作成します。そしてこれに基づき受注金額、売上金額における予算実績管理を行います。
また、工期の長い物件では月次単位での予実状況を管理していくこともあります。
ヒューマンリソースと部材の調達
物件（工事）ごとに投入するヒューマンリソース（社内、社外）の管理、調達をします。
ヒューマンリソースごとに単価を設定し、これの積み上げによる労務費管理を行います。また、物件（工事）に対して投入できるヒューマンリソースを空き状況や保有資格などにより調整することもあります。工事に使用される調達部材は工事に紐づき工事原価として計上されます。
建設業法による記録、届出
建設業法に基づき書類（帳簿、帳簿の添付書類、営業に関する図書）には記録と保存期間が定められており、これを適切に管理する必要があります。建設業許可、更新においては建設業法第3条に基づく申請、許可が必要となります。
工事業の業務課題
上述のような業務特性をもつ工事業においてどのような業務課題があるかここでは具体的に記載していきます。
物件（工事）ごとの採算、予実管理が煩雑
物件（工事）ごとに予算に対する実績、採算情報を管理しますが、管理に必要な情報を集約、整理することに多くの時間と手間がかかってしまう。
物件ごとの原価管理に手間がかかる
物件に紐づき日々発生する各種原価の情報を物件ごとに集約、集計するのに手間がかかります。結果として原価情報を適時把握することができず、物件の採算、予実を正確に捉えて業務遂行をすることができなくなってしまう。
業界特性業務への対応が不十分
例えば、工事進行基準での売上計上処理ひとつをとっても、売上計上金額の算定をすることに労力がかかってしまう。また、物件ごとに紐づく作業者（リソース）の管理が煩雑になってしまう。
工事業におけるシステム導入の実態
このような業務特性、業務課題をもつ工事業にて導入されているシステムの実情について触れていきたいと思います。実際に工事業のお客様にお伺いしてお話をお聞きすると、システムを介した業務特性、業務課題に対応できる仕組みがうまく運用されていない状況も多いようです。
実態① 業務ごとに個別のシステムがバラバラに動いている。
業務や部門ごとにシステムが個別に構築され、これらがバラバラに動いているために、部門や業務ごとに個別最適化されたシステムを運用している状況があるようです。
そのため、業務データはシステムごとに管理され、業務間のデータが連携されず一つの取引データを二重、三重でそれぞれのシステムに入力するなどの非効率な業務処理が発生します。
また、業務間のデータはリアルタイムではなく、バッチ処理等にて連携がされるため、実績データを集約するまでにタイムラグが発生してしまいます。そのため、物件ごとの予実や採算情報を適時把握することができず、場合によっては月次単位でしか予実、採算が分からないといった状況が発生してしまいます。
実態② 会計システムですべての原価管理をしている。
原価管理をすべて会計システムにあるデータに基づき行っているため、予実、採算の状況が会計システムを締めないと分からないという状況が発生します。そのため、物件ごとの原価進捗や予実管理を適時行うことができなくなってしまいます。
実態③ 工事進行基準に対応していない
導入しているシステムが古く、工事進行基準に対応していないため、進行基準での売上、仕入計上をシステムの外で行っているという会社もあります。そのため原価進捗データをシステムから出力、集計し伝票計上処理をするなどの業務に時間を割くこととなり、非効率な状況が発生してしまいます。
工事業界の業務要件とシステム要件
工事業界の業務要件に対して、システムとして対応されるべき要件には以下のようなものがあります。これらのシステム要件をどのように実現するかについてはシステム導入時に検討されるべきです。
| 業務要件 | システム要件 |
|---|---|
| 物件（プロジェクト）別の損益管理、予実管理 |
|
| 見積、受注、手配、工事完了までの業務を一気通貫で管理 |
|
| 予算と実績の収支着地見込を適時把握 |
|
| 工事進行基準への対応 |
|
| アフターサービス（保守、メンテナンス等）への対応 |
|
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